Hoe Techbox HR-software gebruikt voor naadloze communicatie met medewerkers

Wie?

Om het totaalpakket van HVAC-S te kunnen aanbieden, besloot CEO Kurt Declerck om drie sterke bedrijven met een eigen specialisatie - BCV, SDB en Fluxo - samen te brengen in één groep, Techbox. Dankzij deze samensmelting kunnen zij voor een project de nodige expertise bieden in ventilatie, centrale verwarming, sanitair en airco. Van ontwerp tot oplevering kan je terecht bij een vaste contactpersoon die jouw project van A tot Z opvolgt.

Hun grootste uitdaging: orde scheppen

Bij Techbox zijn er meer dan 120 medewerkers aan de slag. Die zijn heel vaak op de baan en dus moeilijk bereikbaar. Voor de komst van Officient kregen ze bij HR wel dagelijks een sms, whatsapp of e-mail. Monteurs wilden verlof in orde te brengen, ziekte doorgeven of hadden een dringende HR-vraag. Bovendien zitten installateurs zo goed als nooit achter hun computer, waardoor administratieve zaken vlot doorgeven of regelen niet altijd evident was. Stroeve en gefragmenteerde communicatie maakte overzicht houden moeilijk. Na een gesprek met Officient waren Ingrid Meesen en Ilse Vannieuwenhuyse, de verantwoordelijken voor HR binnen Techbox, helemaal enthousiast. Sindsdien loopt het op vlak van administratie een pak vlotter in het HR team. Officient wordt ‘s ochtends als eerste opgestart, zo zijn Ingrid en Ilse meteen op de hoogte van bepaalde (werk)verjaardagen en kunnen ze de jarige feliciteren! Het Officient dashboard brengt hen up to date: heeft er iemand via de Self Service App verlof aangevraagd of werd er een adres gewijzigd dan kunnen ze dit direct met 1 druk op de knop goedkeuren.

“Alle communicatie die verstuurd wordt naar de medewerkers blijft opgeslagen in Officient, heel handig als we iets uit het verleden moet opzoeken. Bovendien is er is een directe link met ons sociaal secretariaat waardoor ziekte, verlof, etc. niet meer manueel dient te worden doorgegeven.”

Ilse Vannieuwenhuyse

Het startpakket bij een onboarding

Ook bij onboardings komt Officient zeer goed van pas. Een nieuwe medewerker van Techbox heeft nood aan een gehele werkoutfit voor ze kunnen starten. Dankzij de asset feature weet Ilse perfect wie er welk materiaal ontvangen heeft. Dankzij de custom fields die Ilse laat invullen bij onboarding, kan ze de juiste maten werkkledij en -schoenen meegeven. Zo is elke starter vanaf dag 1 volledig geëquipeerd!

Blijven groeien met Techbox

Techbox houdt ook de verschillende opleidingen bij in Officient. Dit zorgt er o.a. voor dat de behaalde attesten gecentraliseerd worden op één platform, wat het overzichtelijker maakt dan vroeger. Ilse gebruikt ook graag de communicatie module. Het maakt het eenvoudig om informatie omtrent administratie of bepaalde wijzigingen naar iedereen door te sturen in een paar klikken. De medewerkers? Ook helemaal tevreden, voornamelijk met de Self Service-app. De gedeelde personeelsgegevens, de mogelijkheid tot eenvoudig verlof aanvragen en ziekte doorgeven... Het brengt HR dichterbij hun mobiele medewerkers. Officient is een win-win voor HR en Techbox.