De loonfiche is een ingewikkeld en in vele gevallen ongestructureerd document dat door 7 op 10 amper tot niet wordt bekeken. Het helpt dan ook niet dat de loonberekening in België tot de top 3 complexste loonprocessen in Europa behoort. Toch is het cruciaal om te begrijpen wat er allemaal op je loonbrief staat. Hieronder leggen we je in grote lijnen uit welke elementen je terugvindt op je die loonbrief en hoe je ze kan interpreteren.

Brutoloon
‍Het eerste dat je tegenkomt op je loonfiche is je bruto maandloon, je loon vóór sociale en fiscale inhoudingen. Dit is het loon dat je bent overeengekomen met je werkgever en die ook in je arbeidscontract terug te vinden is.

Sociale bijdragen voor de RSZ (Rijksdienst Sociale Zekerheid)
Het tweede punt op je loonfiche is je brutoloon verminderd met de bijdragen die je betaalt aan voor de sociale zekerheid. Deze bedragen voor medewerkers 13,07% en worden gebruikt om 1) arbeiders en bedienden die niet werken een uitkering te bieden, en 2) voor kinderbijdragen en gezondheidsverzekeringen.

Belastbaar loon
‍Het bedrag dat overblijft na de aftrekking van de sociale bijdragen aan de RZS is het belastbaar loon.

Bedrijfsvoorheffing
‍Je loonfiche gaat logischerwijs verder met de bedrijfsvoorheffing of belastingen. Deze worden bepaald aan de hand van een aantal variabelen: denk maar de hoeveelheid loon, burgerlijke staat en gezinssituatie. Die variabelen hebben rechtstreeks invloed op hoeveel belastingen je als medewerker betaalt. Twee medewerkers met hetzelfde bruto maandloon op hun loonbrief hebben dus niet per se hetzelfde netto maandloon.

Nettoloon
‍Het bedrag dat na het verrekenen van de belasting overblijft op je loonbrief, is je nettoloon.

Dimona staat voor Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte en is het elektronische bericht waarmee een werkgever meldt dat een medewerker ofwel in dienst treedt, ofwel uit dienst treedt, ofwel langer of korter werkt dan voorzien. Als werkgever ben je zowel in de privésector als in de openbare sector verplicht deze Dimona-aangifte te doen zodra één van die drie zaken voorvallen.

De Dimona-aangifte is bovendien ook verplicht voor alle medewerkers. Enkel bij vrijwilligers, personen die werken met een PWA-overeenkomst en gelegenheidswerknemers die aan de slag gaan bij provinciale en plaatselijke besturen hoef je dit niet in te dienen. Ook voor bepaalde stagiairs hoef je geen Dimona aan te geven.

‍

Het cafetariaplan is één van de meest flexibele extralegale voordelen op de markt. Doordat medewerkers - net als in een cafetaria - kunnen kiezen uit een uitgebreid aanbod, kunnen zij hun voordelen afstemmen op hun individuele noden. De Tijd kopte vorig jaar nog dat het aantal medewerkers dat zijn loon samenstelt via het cafetariaplan met de helft was toegenomen. Toch blijkt uit onze survey dat 84% van de bevraagden nog maar weinig in aanraking zijn gekomen met het flexibele loonpakket. Dat is jammer, want het zorgt voor een win-win situatie.

Enerzijds staat de keuzevrijheid van de medewerker centraal bij het cafetariaplan. Ze worden aangemoedigd om de extralegale voordelen te kiezen die het best aansluiten bij hun persoonlijke levenssfeer.

Anderzijds betekent de invoering van een cafetariaplan het sluitstuk van een modern loonbeleid voor de werkgever, die zich kan profileren als iemand die bewust bezig is met de reële noden van zijn/haar medewerkers.

Hoe werkt het cafetariaplan dan in de praktijk?

Het opstarten van een cafetariaplan bestaat uit vier delen:

• Het creëren van een budget door de werkgever. Hierbij komen werkgever en medewerker overeen om een deel van het klassieke loonpakket om te ruilen voor (een mix van) extralegale voordelen.
• Het bepalen van de samenstelling van het cafetariaplan. De werkgever kiest de extralegale voordelen die hij/zij wil aanbieden in het plan. Medewerkers kunnen hieruit dan kiezen om hun loonpakket te optimaliseren.
• Het verdelen van dat budget door de medewerker. Hierbij beslist de medewerker zelf welke extralegale voordelen hij/zij wil in ruil voor zijn/haar klassieke loonpakket. Let wel: Enkel die extralegale voordelen die de werkgever aanbiedt kunnen gekozen worden.
• Dit alles juridisch op orde brengen.

Eén van de rechten die medewerkers opbouwen tijdens hun loopbaan is het vakantierecht. Bij dat recht hoort ook het vakantiegeld. Zowel enkel vakantiegeld (de uitbetaling van het normale loon, ook op de vakantiedagen) als dubbel vakantiegeld (een extra som om je vakantie-uitgaven te bekostigen)

Voor bedienden met een vast loon geldt dat het enkele vakantiegeld gelijkstaat aan het reguliere nettoloon van de medewerker. Het dubbele vakantiegeld wordt berekend door het netto maandloon te vermenigvuldigen met 92%. Medewerkers hebben namelijk recht op 4 weken verlof wat herleid kan worden naar 92% van een maand.

Voor bedienden met een variabel loon geldt een andere berekening. Zowel voor het enkel als het dubbel vakantiegeld wordt gekeken naar een referteperiode van 12 maanden. Het enkel vakantiegeld bedraagt 8% op het bruto variabel loon, het dubbel vakantiegeld 7,67% op het bruto variabel loon.

Voor arbeiders wordt het enkel en het dubbel vakantiegeld ineens samengevoegd voor de berekening. Zij ontvangen 15,38% van hun bruto maandloon aan 108%.

Wanneer een medewerker 2500 euro per maand verdient staan zowel de werkgever als medewerker een deel af voor sociale bijdragen aan de RSZ (Rijksdienst Sociale Zekerheid). Die patronale lasten liggen voor werkgever op ongeveer 25%. De sociale bijdragen voor de medewerker loggen op 13,07%. Daarnaast betaalt een medewerker belastingen op het brutoloon.

Het verschil tussen de totale loonkost en het nettoloon loopt door sociale en fiscale inhoudingen snel op, ook bij het geven van opslag: voor de werkgever is er een te hoge loonkost in verhouding tot de netto loonsverhoging, voor de medewerker een te laag nettoloon in verhouding tot de bruto loonsverhoging.

Het is vanuit die benadering dat extralegale voordelen een aantrekkelijk alternatief vormen voor een klassieke opslag. Dit kan je volgende voordelen opleveren:

• Een volledige vrijstelling op fiscaal en sociaal vlak
• Een gedeeltelijke vrijstelling op fiscaal en sociaal vlak
• Een verlaagd forfait als berekeningsbasis voor sociale bijdragen en belastingen

Zo gaat de kost van maaltijdcheques integraal naar de medewerker: werk je met maaltijdcheques van 7 euro, dan heeft de medewerkers maandelijks 140 euro extra. Wil je die 140 euro bruto geven, dan betaal je als werkgever een pak meer en krijgt de medewerker uiteindelijk minder.

Fietsvergoedingen onder de 0,24 euro per afgelegde kilometer zijn vrijgesteld van belastingen en bijdragen aan de RSZ. Ligt jouw fietsvergoeding hoger? Dan wordt enkel het dat deel dat boven de 0,24 euro ligt belast. Ook bedrijfsfietsen die enkel worden gebruikt voor het traject van en naar het werk zijn volledig vrijgesteld van belasting.

De overheid maakt dit extralegale voordeel daardoor bewust fiscaal aantrekkelijk. Fietsende medewerkers zijn namelijk fitter, wat hen productiever, minder gestresseerd en minder vaak ziek maakt.

Pas op: Het Grondwettelijk Hof vernietigde in 2020 de regeling omtrent de mobiliteitsvergoeding. Het is niet langer mogelijk om deze aan te bieden.

• Wanneer je je medewerkers een mobiliteitsbudget toekent, kunnen zij die som geld zelf verdelen over verschillende vervoersmiddelen. Zo kunnen ze vlotter en milieubewuster naar het werk komen. Het mobiliteitsbudget leent zich er perfect toe om vervoermiddelen te combineren bij woon-werkverkeer, bijvoorbeeld de bedrijfswagen parkeren aan de rand van de stad en daarna met de fiets verder.
• Je kon tot voor kort ook kiezen voor het ‘cash for car’-systeem: de mobiliteitsvergoeding. Onder bepaalde voorwaarden konden medewerkers hun bedrijfswagen inruilen voor een geldbedrag.

Een sociaal secretariaat is een organisatie die administratieve taken uitvoert voor ongeveer 90% van alle Belgische bedrijven. Denk daarbij vooral aan loonadministratie, personeelsbeleid en het in orde brengen van sociale documenten.

Je kan hen aanschouwen als jullie payroll partner die jouw payoll van A tot Z  voor zijn rekening neemt. Als hr-manager hoef jij enkel de correcte looninformatie naar jouw dossierbeheerder te sturen: brutoloon, verlof, ziektedagen, overuren, onkosten, weekschema, tijdregistratie...

1. Het sociaal secretariaat haalt de door jou doorgestuurde gegevens door de loonmotor en berekent op die manier de lonen van je medewerkers.
2. Het sociaal secretariaat stelt loonfiches op op basis van die loonberekeningen.
3. Het sociaal secretariaat int de bijdragen voor de Rijksdienst Sociale Zekerheid (RSZ) en stort deze door.
4. Het sociaal secretariaat int de bedrijfsvoorheffing en stort deze door.
5. De nettolonen worden uitbetaald, inclusief een compensatie voor overuren (overloon) en/of éénmalige looncomponenten.
6. Vakantiegeld, eindejaarspremies, opzegvergoedingen en andere aanvullingen worden ook door het sociaal secretariaat afgehandeld.

Ten slotte is het sociaal secretariaat ook verantwoordelijk voor het aanmaken van documenten ten aanzien van de overheid, zoals bijvoorbeeld de Dimona: de onmiddellijke elektronische aangifte van aanwerving en uitdiensttreding.

Informatie delen met je teams over hoe bepaalde functies worden verloond en waarom dat zo is, is een goede zaak zijn. Het idee daarachter is dat transparantie over de structuur van je payroll de eerlijkheid, gelijkheid en flexibiliteit binnen het proces bevordert. Het geeft je medewerkers de kans om feedback te geven, wat jou dan weer in staat stelt om je loonadministratie te optimaliseren.

‍Do's

• Luister, onderhandel en kom samen tot een akkoord
• Waardeer de medewerkers als individu en speel in op zijn/haar noden
• Creëer kansen vanuit een open-minded loongesprek

Don'ts

• Neem geen overhaaste resolute beslissingen
• Verlies (de prestaties van) het team niet uit het oog
• Vermijd spanningen en een stressvolle omgeving

‍

Werkgevers kunnen medewerkers tot 120 vrijwillige overuren laten presteren om in te spelen op piekmomenten. Dit zijn overuren die niet volledig uitbetaald hoeven te worden.

Bij deze overuren hebben medewerkers wél recht op hun normale loon, plus de overloontoeslag. Ze kunnen ze echter niet recupereren met inhaalrust of een uitbetaling van 150%. Bovendien tellen de eerste 25 uren niet mee voor de interne grens.