De compliance gids

Leeft jouw bedrijf de wet na? Wordt de loonberekening correct uitgevoerd? Verloopt de samenwerking met je sociaal secretariaat vlot? Leer aan de hand van sociale wetgeving en bruikbare tips hoe je beter kan omgaan met compliance.

Inhoudsopgave

  1. Het begrip compliance
  2. Het arbeidsreglement
  3. Het arbeidscontract
  4. GDPR of General Data Protection Regulation

1. Het begrip compliance

Wat betekent compliance?

Het begrip compliance komt van het Engelse werkwoord 'to comply' wat 'naleven' betekent. Het wordt gebruikt om aan te geven dat een organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Als je conform bent met de wet, dan doet je bedrijf dus alles volgens het boekje. Veelal wordt compliance geregeld aan de hand van contracten, procedures en policies. Die gaan over financieel toezicht en payroll, maar reiken ook verder tot sociale documenten. We raden je aan om te beginnen bij het begin van elke bedrijfsgerelateerde compliance: het arbeidsreglement.

Taken om compliance te garanderen

  1. Afbakenen welke wet- en regelgeving van toepassing is voor jouw organisatie
  2. Inschatten van de risico’s wat betreft de te beheren compliance
  3. Houding en gedrag binnen de organisatie in de gaten houden en bijsturen waar nodig
  4. Rapporteren van inbreuken op de compliance
  5. Opvolgen van wijzigingen in bestaande en nieuwe regelgeving
  6. Aanpassen van  policies op basis van wetswijzigingen
  7. Monitoren van ingevoerde procedures en policies

2. Het arbeidsreglement

Waarom moet je een arbeidsreglement opstellen?

In de regel is het aan de werkgever om een arbeidsreglement op te stellen van zodra je bedrijf één medewerker telt. Dat is de eerste stap in de naleving van de wet en omvat in essentie omvat alle rechten en plichten van je medewerker en bedrijf. Sommige vermeldingen zijn wettelijk verplicht volgens sociale wetten. Deze kan je hier vinden. Maar je kan ook eigen relevante afspraken bijvoegen.

Elke nieuwe medewerker moet een exemplaar van het arbeidsreglement ontvangen én bij elke wijziging de nieuwste versie krijgen. Dit is belangrijk, want anders is er strikt genomen geen compliance en is de medewerker er niet door gebonden. Daarnaast is het bedachtzaam om een kopie van het arbeidsreglement op te maken en mee te geven.

Steeds vaker wordt het reglement ook elektronisch ter beschikking gesteld, maar dat volstaat niet - je moet het overhandigen om compliant te zijn.

Wat moet je arbeidsreglement zeker bevatten?

  1. De manier waarop je arbeid meet en controleert voor het bepalen van het loon
  2. De manier, het tijdstip en de eventuele plaats van de loonbetaling
  3. De regels voor het bepalen van opzeggingstermijnen/-vergoedingen en de dringende redenen voor een ontslag zonder opzeggingstermijn of -vergoeding
  4. De duur van de jaarlijkse vakantie en collectieve vakantie en de regels die je hanteert om die toe te kennen
  5. De plaatsen waar de persoon voor eerste hulp moet zijn en waar verbandkisten te vinden zijn, net als de medische dienst bij een arbeidsongeval
  6. Alle genomen maatregelen tegen pesterijen, geweld en ongewenst seksueel gedrag op het werk
  7. Mogelijkheid tot het intrekken of wijzigen van tijdskrediet indien je bedrijf geen sociale organen heeft
  8. Verwijzingen naar de collectieve arbeidsovereenkomsten die van toepassing zijn op de werkomstandigheden en/of collectieve akkoorden binnen de onderneming
  9. De volledige tekst van cao nr. 25 over gelijke verloning van mannen en vrouwen
  10. Het aanvullend pensioenstelsel en de persoonlijke bijdrage voor werknemers, indien je bedrijf geen sociale organen heeft
  11. De namen van de leden van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk en de vakbondsafvaardiging
  12. De adressen van de inspectiediensten die toezien op de toepassing van wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de bescherming van werknemers
  13. Gegevens van het fonds voor bestaanszekerheid, het sociaal secretariaat, het kinderbijslagfonds, de kas voor jaarlijkse vakantie, de verzekeraar voor arbeidsongevallen, de interne preventieadviseur en de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
  14. Het RSZ-aansluitingsnummer en het nummer van het paritair comité
  15. De plaats waar de wet betreffende de Kruispuntbank is aangeplakt
  16. Het attest van regelmatige raadpleging van de werknemers

De achilleshielen van het arbeidsreglement

Maar niet alles is zo straight-forward. Let bij het opstellen van een arbeidsreglement zeker op deze zaken, want ze vormen vaak problemen voor de compliance:

Uurroosters
Je moet in het reglement de verschillende uurroosters opnemen. Daarbij vermeldt je de aanvang, het einde én de rustpauzes van een arbeidsdag. Je dient ook te vermelden wanneer bedrijf toegankelijk is voor medewerkers die buiten de onderneming werken. Sinds 1 oktober 2017 ben je niet meer verplicht om alle deeltijdse uurroosters op te nemen. Wel moet het reglement in dat geval een kader bevatten dat bepaalt hoe variabele uurroosters opgesteld worden.

Wettelijke feestdagen én vervangingsdagen
Naast jaarlijkse vakantie en collectieve vakantie moet je arbeidsreglement ook de wettelijke feestdagen vermelden, dat wist je mogelijks al. Niet zo bekend is dat je er ook een kopie bij moet bewaren van het bericht waarmee je in de onderneming meldde welke vervangingsdagen gekozen zijn voor feestdagen die op een zondag vallen. Beschrijf daarnaast ook de regels die bepalen hoe je medewerkers inhaalrust kunnen nemen wanneer ze op een feestdag of zondag werken.

Rechten en plichten van toezichthoudend personeel
Beschrijf zo gedetailleerd mogelijk hoe je je werknemers kan controleren. Waarom? Omdat een controlemaatregel die niet in het arbeidsreglement voorkomt, mogelijk als onwettig kan worden beschouwd.

Disciplinaire sancties
Het zware S-woord is gevallen. Het arbeidsreglement moet mogelijke sancties opsommen, aanvullend aan het gedrag dat ze bestraffen. Doe je dit niet, dan kan je ze niet opleggen mocht dat nodig blijken te zijn. Sancties kunnen zich beperken tot een mondelinge vermaning of een schriftelijke verwittiging, maar kunnen ook ontslag (al dan niet wegens dringende reden) inhouden.Let op. Je moet de sanctie meedelen op de eerste werkdag nadat je de tekortkoming vaststelde, anders is deze mogelijks nietig. Als werkgever moet je bovendien kunnen bewijzen dat je de sanctie tijdig oplegde.

Preventief alcohol- en drugsbeleid
Als werkgever in de privésector dien je werk te maken van een preventief beleid rond alcohol en drugs in het arbeidsreglement. Daarbij moet je minstens de uitgangspunten en doelstellingen van je beleid vastleggen, en die concretiseren in een beleids- of intentieverklaring.Om je uitgangspunten en doelen te realiseren, kan je (niet verplicht) regels invoeren over de beschikbaarheid (of net niet) van alcohol op het werk, het binnenbrengen van alcohol en drugs, het werkgerelateerde gebruik en het preventief afnemen van tests. Verder kan je de procedure bepalen die moet worden gevolgd wanneer iemand niet goed functioneert wegens alcohol- of drugsgebruik of wanneer die de regels overtreedt.

Psychosociale aspecten
Als werkgever moet je ook aandacht hebben voor psychosociale risico's op de werkvloer. Daarom dient het arbeidsreglement een beginselverklaring/-beleid te bevatten m.b.t. deze problematiek, net als de te volgen procedure bij psychosociale problemen. Voeg ook contactgegevens toe van de vertrouwenspersoon binnen het bedrijf en die van de preventieadviseur psychosociale aspecten of van de externe dienst daarvoor.

Toegang tot de sociale voorzieningen
Ten slotte moet je verplicht meegeven hoe en wanneer de sociale voorzieningen van je bedrijf toegankelijk zijn. Daarmee bedoelen we o.a. de toiletten, douches, wastafels, kleedkamers en refters, maar ook bv. lokalen voor wie borstvoeding geeft. Neem je dit niet op, dan riskeer je een stevige strafrechtelijke boete, of nog zwaardere straffen wanneer het ontbreken van die info leidt tot gezondheidsschade of een arbeidsongeval.

Arbeidsreglement and beyond

Bijkomende zaken die kunnen worden bepaald in het arbeidsreglement

Naast wat in het arbeidsreglement moet komen kan je er ook bepaalde zaken zelf aan toevoegen. Dat kan gaan van huisregels over hoe men in het bedrijf met elkaar, partners of klanten omgaat tot het uitschrijven van procedures zoals bv. hoe verlof wordt aangevraagd, of hoe een ontslag dient te verlopen. Pas bij deze laatste wel op dat je niet te veel procedurestappen in het arbeidsreglement zet. Vaak worden deze uit het oog verloren en geldt het ontslag daardoor niet.

Je kan ook volgende verplichtingen opnemen in het arbeidsreglement. Deze zijn wettelijk en daarom in overeenstemming met de compliance.
  1. Je mag je medewerkers verplichten om je meteen op de hoogte te brengen wanneer hun adres of familiale situatie is gewijzigd. Dit is belangrijk voor de loonverwerking, maar ook bij een eventuele ontslagprocedure, opdat je de brief naar het juiste adres stuurt.
  2. Je kan vereisen dat een werknemer je bij een werkgerelateerd ongeval meteen enkele zaken meldt, zoals de plaats, de omvang en de oorzaak. Dit niet alleen in het kader van je preventiebeleid, maar ook om de aansprakelijkheid te helpen bepalen.

Het personeelshandboek

Het arbeidsreglement schept duidelijkheid over essentiële zaken. Het is bovendien een document dat medewerkers moeten doornemen. Grijp die kans om je medewerkers ook positief te inspireren en informatie mee te geven over andere aspecten van het bedrijf: breid het uit tot een allesomvattend personeelshandboek. De informatie in zo'n personeelshandboek kan variëren in belang. Het kan gaan om onmisbare informatie: policy's en afspraken die medewerkers moeten lezen en ondertekenen. Of het kan eerder nice-to-know-informatie zijn zoals informatie over extralegale voordelen, opleidingen, procedures, FAQ of een organigram.

Een personeelshandboek is geen arbeidsreglement en hoeft daarom ook niet puur informatief te zijn. Zorg ervoor dat je personeelshandboek positief is, inspireert en je medewerkers betrekt. Zo zullen zij meer geneigd zijn om dit op te volgen. Zorg er ook voor dat het up-to-date blijft. Verandert er een bepaalde gedragscode, stuur die dan ook bij in je handboek. En last but not least, geef het goede voorbeeld en voeg zelf de daad bij het woord.

3. Het arbeidscontract

Volgens de regels van compliance moet je als werkgever bij elke arbeidsovereenkomst een arbeidscontract opstellen. De sociale secretariaten bieden vaak ook de optie om dit contract voor je op te stellen of een template aan te leveren. Besluit je toch om zelf de contracten op te stellen, zorg er dan zeker voor dat je een kopie bezorgt aan jouw dossierbeheerder. Doe dit ook zo snel mogelijk na goedkeuring van het contract. Om de loonberekening te kunnen uitvoeren, heeft de dossierbeheerder namelijk bepaalde gegevens uit dit document nodig.

Met de contracten module in Officient digitaliseren we de administratie omtrent contracten en maken we de bijbehorende taken minder tijdsintensief. Dit doen we aan de hand van vier tools:
  1. Employee self-service
    Door medewerkers een Self Service app te bieden kunnen hr-managers in Officient makkelijk contracten gaan communiceren naar medewerkers. Daarnaast stuurt de self-service automatisch herinneringen uit wanneer bepaalde overeenkomsten nog moeten getekend worden, of wanneer er nieuwe zijn binnengekomen.
  2. Centraal contractbeheer
    Je kan een overzicht opstellen en raadplegen van alle contracten die al getekend zijn of nog een handtekening nodig hebben. Het ook heel eenvoudig om snel een gepersonaliseerde herinnering te sturen om een ontbrekende handtekening te gaan opvolgen.
  1. Template builder
    Met de contract template builder stel je contracten makkelijk zelf op. Met bulk distribution stuur je deze digitale documenten daarna makkelijk uit naar een hele groep mensen en volg je hun individuele goedkeuring verder op in onze tool.
  2. Elektronisch handtekenen
    We maken het mogelijk voor medewerkers om digitaal documenten te tekenen op elk toestel. Zo'n digitale handtekening is overigens ook volledig rechtsgeldig.

1. GDPR of General Data Protection Regulation

De term GDPR is misschien al enkele keren de revue gepasseerd. Het is de afkorting voor 'General Data Protection Regulation'. De GDPR heeft als doel de burger te beschermen door persoonsdata op eender welk kanaal te beveiligen en de mogelijkheid te bieden data te verwijderen indien nodig.

Het basisprincipe van de GDPR

  1. Je mag als onderneming geen persoonsgegevens bewaren zonder toestemming
  2. Data die je, mits toestemming, bewaart moet veilig gearchiveerd worden
Klinkt niet zo ingrijpend, hé? Je hebt waarschijnlijk al een betrouwbaar CRM pakket waar gegevens veilig en zorgvuldig een plaats krijgen. Sorry om de ballon te doorprikken, maar dat volstaat niet langer.

GDPR is van toepassing op elke onderneming

We zijn helemaal te vinden voor digitalisering. Het toenemend centraliseren en beheren van data in software betekent echter ook dat er meer data online komt te staan. Als die data opgepikt wordt en voor verkeerde doeleinden aangewend wordt, bijv. door hackers, komt de burger in een kwetsbare positie. Om de data van Europese burgers te beschermen, heeft Europa dan ook beslist om bedrijven via de GDPR regels op te leggen die de data van burgers moeten veiligstellen.

Het recht om vergeten te worden

Volgens de GDPR-richtlijnen heeft iedereen bijvoorbeeld het recht om online ‘vergeten’ te worden. Verwijder jij data van personen die niet langer gekoppeld worden aan bedrijfsdoeleinden (bijv. facturen)? Eerlijk? Natuurlijk niet! Je hebt meestal geen tijd voor zo’n manuele, omslachtige taakjes. En toch, moet je de ‘right to be forgotten’ respecteren. Al een idee hoe je dat zal klaarspelen?

Sinds wanneer gelden die regels?

Het startschot werd gegeven op 25 mei 2018. Vanaf dan hoorde je als onderneming te kunnen bewijzen dat je alle vergaarde persoonsdata bijhoudt, met officiële goedkeuringen van de persoon in kwestie.Zie je deze nieuwe manier van dataverwerking al voor je? Een GSM-nummer opslaan of een e-mailadres van een sollicitant bewaren vraagt een erkentelijke oké. Denk je nog steeds dat de GDPR geen impact zal hebben op jouw hr-processen?

Officient is voorbereid

Als aanspreekpunt voor het optimaliseren van hr-processen is Officient uiteraard helemaal mee. Maar ook op vlak van data protection willen we oplossing bieden. Officient zorgt ervoor dat data van werknemers op één centrale plaats gecentraliseerd wordt. Demografische gegevens, arbeidscontracten, policies voor het gebruik van een wagen of andere assets, en tal van andere persoonsgegevens zijn ter beschikking in één overzicht per persoon. Van daaruit kan je makkelijk en vlot wijzigingen maken.

Bovendien geeft een rechtensysteem enkel bevoegde personen toegang tot de data van medewerks én krijgen alle medewerkers via de Self Service-app een overzicht van alle data die het bedrijf van hen bewaart. Zij kunnen ook zelf aanpassingen doen.