De e-HRM gids

E-HRM gaat over hr clouds en hr software, maar wat houdt dat dan concreet in en welke soorten hr tools bestaan er? Deze gids schept duidelijkheid in het e-HRM landschap.

Inhoudsopgave

  1. Wat is e-HRM?
  2. Waarom e-HRM implementeren?
  3. Hoe e-HRM implementeren?
  4. 3 grote clusters in hr software
  5. De voordelen van e-HRM
  6. Onze e-HRM oplossing

1. Wat is e-HRM?

E-HRM staat voor Electronic Human Resources Management en betekent simpelweg dat je je personeelszaken en organisatie ondersteunt met technologische hr-systemen. Het gaat dus om human resources software en human resources tools die ervoor zorgen dat jouw human resource management vlot digitaal kan verlopen in een hr cloud. Dat zorgt voor meer overzicht en meer ondersteuning. En tegelijk voor minder tijdverlies, want de elektronische hrm tool zorgt voor gesynchroniseerde processen en neemt daardoor een groot deel van jouw werklast weg.

Welke soorten hr software zijn er beschikbaar?

We beginnen met de meest algemene term voor een hr softwarepakket: HRIS. Dit is de afkorting voor Human Resources Information System. Dit is de meest gebruikte term om een hr-systeem te gaan beschrijven dat informatie van werknemers bijhoudt voor bedrijfsdoeleinden.

HCM is de uitgebreide versie van een HRIS systeem en staat voor Human Capital Management (system). Een HCM pakket zal naast de HRIS functionaliteiten een nog breder aanbod hebben voor het managen van talent doorheen de onderneming.

HRM of Human Resource Management Systems is de overheersende groep van selecte hr software providers die een breed spectrum aan functionaliteit biedt voor het managen van een groot en internationaal personeelsbestand.

ATS of Applicant Tracking Software, staat voor de groepering van software tools die uw onderneming helpt met aantrekken en rekruteren van potentiële kandidaten. Deze software heeft meestal integraties met tal van job boards voor vacatures en genereert vaak een unieke branded pagina waar alle openstaande jobs op komen te staan.

TMS of Talent Management Systems zijn hr software pakketten die als hoofdzakelijk doel hebben deze werknemers aan te trekken en ze verder te ontwikkelen en begeleiden eens ze deel uitmaken van de organisatie. Deze systemen moeten vaak wel een integratie hebben met andere hr tools of HRIS om de nodige informatie uit te wisselen.

LMS staat voor Learning Management System en groepeert alle tools die verschillende soorten trainingen, opleidingen en verschillende leertrajecten gaan ondersteunen.

2. Waarom e-HRM implementeren?

Steeds meer bedrijven zetten in op e-HRM. PwC* onderzocht in 2017 bij meer dan 300 organisaties op welke manier zij gebruik maken van HRM technologie. Wat bleek? Steeds meer organisaties implementeren dus e-HRM software.

"Close to 40% of the 300+ companies we surveyed have core HR applications in the cloud, and even more are planning to migrate."

*
Dit onderzoek werd wereldwijd uitgevoerd bij hr teams en professionals werkzaam bij 370 bedrijven van verschillende groottes. Deze organisaties maken deel uit van meer dan 30 verschillende sectoren en zijn gevestigd in 40 landen.

Heeft de implementatie van e-HRM software een positieve impact?

Bedrijfsprocessen worden steeds vaker geautomatiseerd, maar heeft deze technologische evolutie ook binnen hr een werkelijke impact? We halen enkele opmerkelijke cijfers uit het rapport aan, die een beter beeld schetsen van de business impact die e-HRM kan hebben:
  1. 52% zag een stijging in het gebruik van de e-HRM software door werknemers. Klinkt logisch wanneer deze software ook toegankelijk wordt buiten het bedrijf en je dus bv. vakantie kan aanvragen vanuit de zetel.
  2. 47% vermeldde dat managers intensiever gebruik gingen maken van self-service tools om hun teams te gaan beheren.
  3. Automatisering en innovatie in hr blijven kosten drukken. 20% van de bedrijven merkte een meetbare daling in personeelskosten op.
  4. 78% was tevreden met de capaciteiten van deze hr cloud om in hun business noden te voorzien.
  5. De angst voor een mislukte implementatie daalde van 52% naar 47%.
  6. Slechts 17% van hr tech bedrijven gaf aan dat mobiele toegang een prioriteit voor hen is.

3. Hoe e-HRM implementeren?

Focus op een specifiek procesgebied
HRM processen stromen door naar vele aspecten binnen een bedrijf. Ga door grondige analyse op zoek naar het procesgebied dat het meeste gebaat is met een digitalisering: vaak zijn dit processen en taken waarbij veel manueel werk komt kijken bij het verwerken en/of communiceren van informatie. Bekijk de pijnpunten in de werking van deze processen en de e-HRM oplossingen en human resources tools die vandaag op de markt zijn.

Betrek essentiële stakeholders binnen dit proces
Afhankelijk van welk procesgebied binnen HRM eerst zal worden geautomatiseerd, zal je ook input nodig hebben van verschillende stakeholders. Het tijdig betrekken van de juiste stakeholders is essentieel aan een goede selectie en implementatie van een e-HRM oplossing. Stakeholders die betrokken worden kunnen helpen met het bepalen van de hr software noden en zullen ook meer geneigd zijn om een ambassadeur voor automatisering te zijn.

Maak een business case op als leidraad
Een business case helpt om een betere inschatting te maken van alle benodigdheden om de stap naar e-HRM te zetten. Zo kan je naar een hr software provider stappen met een duidelijk beeld van je noden en verwachtingen en vragen als hun product daarin voorziet. Tenslotte is de business case voornamelijk een meetinstrument om de vooropgestelde doelen te vergelijken met de uiteindelijke resultaten.

4. 3 grote clusters in hr software

Om het hr software landschap te structureren, zijn we gestart vanuit de 'employee journey'. Dit is de totale ervaring, gaande van een 1e sollicitatie als kandidaat, over het in dienst gaan als werknemer bij de werkgever, tot het terug verlaten van de organisatie. In lijn met die employee journey, zie je 3 grote clusters van e-HRM oplossingen ontstaan:
  1. Vooraleer iemand in dienst komt (rekrutering & selectie)
    In deze cluster vind je de Applicant Tracking Tools (ATS), die de instroom van kandidaten beheren. In België is CV Warehouse een gekend voorbeeld. Om kandidaten vervolgens te screenen, maken ook meer en meer organisaties gebruik van selectietesten en assessments (bijv. via Thalento). Ook de vacaturedatabanken vallen hieronder, net als de staffing tools. Samen helpen deze hr tools om goede kandidaten te vinden en te screenen.
  2. Hard-side van hr software: alles tussen onboarding (in dienst) & offboarding (uit dienst)
    Zodra een medewerker in dienst komt, ontstaat er heel wat hr-administratie: gaande van de opmaak van contracten tot de maandelijkse payroll. Dit gedeelte wordt typisch de 'hard side' van hr genoemd. In deze cluster vinden we vooral de traditionele spelers terug, zoals de software van de sociaal secretariaten, maar ook heel wat nieuwe spelers rond tijdregistratie en personeelsplanning, die vaak focussen op 1 specifiek onderdeel van de hr-administratie (bv. Online Werkrooster, Beeple, BookU).

    We staan aan de vooravond van heel wat vernieuwingen in deze cluster. Steeds meer evolueren de tools voor hr-administratie naar e-HRM tools. Ook hr analytics (met bv. iNostix), het voorzien van bruikbare inzichten op basis van hr-data, zal in deze cluster een prominentere plaats gaan innemen.
  3. Soft-side van hr software: alles rond cultuur, feedback, engagement, etc.
    Tot slot een beloftevolle cluster waar veel in beweegt. Denk maar aan:

    - Intuo, een platform voor e-learning, engagement en performance management.
    - Manual.to, die het eenvoudig maken handleiding te verdelen bij medewerkers.
    - Moov-IT, die werken rond gezondheidspromotie in organisaties.

    Deze tools zijn regelmatig gelinkt aan een bepaalde cultuurwijziging of gedragsverandering die organisaties willen lanceren (bijv. het stimuleren van gezondheid, engagement, innovatie en/of een bredere feedback-cultuur). En, zoals we weten, is cultuurverandering vaak een grote uitdaging. We zijn dus erg benieuwd hoe deze cluster verder zal evolueren en hoe e-HRM daarin een rol kan spelen.

5. De voordelen van e-HRM

1. Gecentraliseerde hr-data

Wat als alle hr-data op één plek stond?
Digitale, gecentraliseerde hr-data: Altijd up-to-date in een handig overzicht. Hoeveel mailverkeer en papierwerk zou je dan niet vermijden? Zowel de accountant als de hr-medewerker zouden pakken efficiënter kunnen werken, met veel minder kans op fouten en betere databescherming.

Tegelijk blijf je ook op C-level met e-HRM beter dan ooit op de hoogte van het reilen en zeilen in de onderneming. Je ontvangt immers nog accuratere en diepgravendere hr-rapporten, want de accountant en hr-medewerker hebben meer cijfers en meer tijd om ze te analyseren.

“The advent of cloud-based computing and real-time data has allowed for a lot more flexibility to make real-time decisions, as opposed to just looking at what’s happened in the past quarter or the past year. You can figure out which employees are working the most or the least and come up with the median information needed to set policies and help the C-suite make the labor decisions they need to make"
— Nina Chmura, senior partner bij WithumSmith+Brown, Forbes 2017
Welke hr-data kan je centraliseren?
Persoonsgegevens
Alle data die je nodig hebt voor een correcte hr-administratie vind je in één medewerkersprofiel terug. Persoonlijke gegevens, verloftellers, loonhistoriek, documenten, assets, opleidingen...

Kalender
Alle verlofaanvragen en ziektedagen komen terecht in het kalenderoverzicht. Hier kunnen hr-managers of team leads alles controleren en snel aanpassingen uitvoeren voor alles naar het sociaal secretariaat gaat.

Documenten
Alle bedrijfsdocumenten, van attesten en loonbrieven tot informatie over verzekeringen beheer binnen de. Deel deze documenten in enkele kliks met medewerkers via de mobiele app. Maak belangrijke bedrijfsdocumenten beschikbaar aan iedereen in de organisatie. Wijs individuele documenten toe aan medewerkers. En laat contracten digitaal tekenen.

2. Workflows

Wanneer een bedrijf succesvol is en groter wordt, zal het systematisch meer nood zijn aan structuur. Vaak wordt die aangebracht door recurrente processen binnen de onderneming te gaan documenteren en te optimaliseren tot workflows. Zoals bv. deze onboarding workflow:
Deze kunnen makkelijk worden geautomatiseerd in een hr tool. E-HRM zorgt er dan voor dat er een vaste structuur wordt opgesteld die alles omvat en weergeeft in een duidelijk overzicht, inclusief meldingen bij onvoltooide taken zodat niets vergeten kan worden.

3. Hr analytics

Met e-HRM software kan je vanuit een hr-systeem makkelijk hr-data ophalen en analyseren, waardoor je met strategische methodes snel tot belangrijke verbanden komt. Dan spreken we over hr analytics: het combineren van hr-data en cijfers om tot inzichten te komen.

Hoe helpt e-HRM je concreet bij hr analytics?

  1. Operationele rapportage
    Verzamel gegevens (of hr metrics) over wat je allemaal doet op een overzichtelijke manier in een hrm tool. Hoeveel mensen heb je in het afgelopen jaar aangeworven? Welke opleidingen hebben de medewerkers gevolgd? Hoeveel verdient iedereen? Deze cijfers systematisch bijhouden is stap 1.
  2. Geavanceerde rapportage
    Maak er een gewoonte van om informatie bij te houden die aangeeft hoe het in en met je organisatie gaat. Tegenwoordig bestaan er hr tools die de evolutie dag per dag voor je opvolgen. Hiermee bespaar je jezelf de tijd om alle cijfers in rapportjes te gieten. Meet bijvoorbeeld in- en uitstroom, werkverzuim, salaris, kosten...
  3. Strategische analyse
    Met statistische modellen leer je hoe hr-data andere data beïnvloeden en omgekeerd. Je linkt de activiteiten van de hr-afdeling aan de bedrijfsresultaten. Bijvoorbeeld: wat vertelt de Bradford Factor mij over het ziekteverzuim in mijn organisatie.
  1. Voorspellende analyse (predictive analytics, predictive HR analytics)
    Met verder gevorderde statistiek en people analytics van e-HRM software kan je ook voorspellen waaraan je je in de komende tijd mag verwachten. Je combineert patronen en trends in de data met modellen die een zicht geven op de toekomst. Op basis van die informatie kan je beter plannen.

4. Performance management

Volg de groei van medewerkers nauwkeurig op en organiseer functioneringsgesprekken op regelmatige momenten. Zo verhoog je het engagement en promoot je een transparantere relatie tussen leidinggevende en medewerkers. Houd de informatie die gedeeld is tijdens het gesprek bij in een hr tool, zodat deze niet verloren gaat. Zo haal je er blijvend voordelen uit. Via e-HRM kan je bijvoorbeeld een hr-systeem voor performance reviews opzetten, waar je verslagen van functioneringsgesprekken kunt bijhouden en opnieuw raadplegen.

4. Employee Self Service

E-HRM zorgt ervoor dat medewerkers zelf ook een deel van hun hr-data kunnen beheren. Via hr tools die een Employee Self Service aanbieden kunnen zij zelf hun eigen gegevens en hr-administratie aanpassen en raadplegen. Denk maar aan persoonlijke data invoeren, zelf verlof aanvragen, hun loonpakket én loonbrief raadplegen, noodzakelijke documenten opladen, contracten digitaal ondertekenen en functioneringsgesprekken herbekijken. Dit zorgt opnieuw voor meer transparantie tussen leidinggevenden/hr en medewerkers. En tegelijk ook voor minder administratieve last voor hr, waardoor er meer tijd vrijkomt voor andere hr-processen die een grote impact kunnen hebben.

6. Onze e-HRM oplossing

Officient is een human resource software (of hr software) in de vorm van human resource management tool. Onze tool is vooral afgestemd op het HRIS pakket. Dat wil zeggen dat we een hr-systeem hebben ontwikkelt dat alle informatie van medewerkers bijhoudt in één overzicht. Daarmee bieden we een SaaS oplossing voor het human resource management in jouw bedrijf: een hr cloud of e-hrm die alles voor je bijhoudt.

Daarbij focussen we vooral op hr-administratie en pay roll aan de hand van personeelsgegevens, een verlof- en ziektekalender, documenten en contracten. Maar ook op hr analytics willen we inzetten, want we geloven er sterk in dat gecentraliseerde hr-data tot waardevolle inzichten kan leiden.

We laten je het vooral graag zelf ontdekken. Ben je geïnteresseerd om onze e-HRM oplossing uit te testen? Vraag dan hier je demo aan.