De extralegale voordelen gids
Waarom zijn extralegale voordelen een interessant alternatief voor loonsverhoging? Welke loonoptimalisaties bestaan er? En welke leunen er het best aan bij jouw kmo? In deze gids onthullen we per extralegaal voordeel wat je er zowel als werkgever als medewerker bij wint.
Inhoudsopgave
- Wat zijn extralegale voordelen?
- Waarom zijn extralegale voordelen interessanter dan opslag?
- Welke loonoptimalisaties leunen het best aan bij jouw kmo?
- Is het cafetariaplan iets voor jouw medewerkers?
1. Wat zijn extralegale voordelen?
"Die zaken die je bovenop je loon krijgt". Bijna, maar niet helemaal. Extralegale voordelen zijn een belangrijk onderdeel van je loonpakket en loonberekening. Het zijn die zaken die je brutoloon optimaliseren en die niet financieel uitgedrukt worden. Vandaar worden ze ook wel eens loonoptimalisaties of alternatieve verloning genoemd.
De extralegale voordelen die gebruikt worden om medewerkers te verlonen kunnen sterk variëren van kmo tot kmo en van sector tot sector. Zowel in aard, als in hoeveelheid. Toch geldt in alle gevallen: extralegale voordelen vormen een aantrekkelijk alternatief voor opslag.
We kaarten het al even aan in onze Payroll gids, maar hier gaan dieper in op volgende vragen: Hoe komt het dat extralegale voordelen zo interessant zijn? Hoe breed is het spectrum van optimalisaties? Van welke aard zijn de populairste voordelen? Wat zijn de grenzen? En welke loonoptimalisaties leunen best aan bij jouw kmo?
De extralegale voordelen die gebruikt worden om medewerkers te verlonen kunnen sterk variëren van kmo tot kmo en van sector tot sector. Zowel in aard, als in hoeveelheid. Toch geldt in alle gevallen: extralegale voordelen vormen een aantrekkelijk alternatief voor opslag.
We kaarten het al even aan in onze Payroll gids, maar hier gaan dieper in op volgende vragen: Hoe komt het dat extralegale voordelen zo interessant zijn? Hoe breed is het spectrum van optimalisaties? Van welke aard zijn de populairste voordelen? Wat zijn de grenzen? En welke loonoptimalisaties leunen best aan bij jouw kmo?
2. Waarom zijn extralegale voordelen interessanter dan opslag?
Kort gesteld zijn extralegale voordelen goedkoper dan opslag, zowel voor werkgever als medewerker. Hoe komt het dat alternatieve verloning voordeliger is? Omdat deze minder belast worden. In de meeste gevallen dragen ze namelijk bij aan ofwel de productiviteit en gezondheid van medewerkers ofwel een waarde die de staat onderschrijft. Zo zorgt een fietsvergoeding bijvoorbeeld voor fitte werkmensen, en stimuleren eco-cheques meer duurzame koopkracht. Maar laten we ook even in detail treden: Hoe zit het precies met de sociale bijdragen en de bedrijfsvoorheffingen bij extralegale voordelen? En in welke mate verschilt het echt van opslag?
Wil je het loon van je medewerkers bijvoorbeeld optimaliseren door hen iets extra's te bieden om hun maaltijden te kopen, dan heb je als werkgever twee opties: maaltijdcheques of extra loon. De slimste aanpak? Maaltijdcheques.Waarom? Maaltijdcheques van bv. 7 euro per dag (6 euro door de werkgever, 1 euro door de medewerker) leiden tot een maandelijks bedrag van 140 euro om inkopen te doen. Daar gaat niets van af. Wil je je medewerkers die 140 euro bruto geven, dan zal je als werkgever 560 betalen (25% RSZ). Bovendien zullen voor de medewerker ook nog sociale (13,07%) en fiscale bijdragen ingehouden worden.
Het verschil tussen de totale loonkost en het nettoloon loopt door sociale en fiscale inhoudingen snel op: voor de werkgever is er een te hoge loonkost in verhouding tot de netto loonsverhoging, voor de medewerker een te laag nettoloon in verhouding tot de bruto loonsverhoging.Het is vanuit die benadering dat extralegale voordelen een een aantrekkelijk alternatief vormen voor een klassieke opslag. Dit volgende voordelen opleveren:
Wil je het loon van je medewerkers bijvoorbeeld optimaliseren door hen iets extra's te bieden om hun maaltijden te kopen, dan heb je als werkgever twee opties: maaltijdcheques of extra loon. De slimste aanpak? Maaltijdcheques.Waarom? Maaltijdcheques van bv. 7 euro per dag (6 euro door de werkgever, 1 euro door de medewerker) leiden tot een maandelijks bedrag van 140 euro om inkopen te doen. Daar gaat niets van af. Wil je je medewerkers die 140 euro bruto geven, dan zal je als werkgever 560 betalen (25% RSZ). Bovendien zullen voor de medewerker ook nog sociale (13,07%) en fiscale bijdragen ingehouden worden.
Het verschil tussen de totale loonkost en het nettoloon loopt door sociale en fiscale inhoudingen snel op: voor de werkgever is er een te hoge loonkost in verhouding tot de netto loonsverhoging, voor de medewerker een te laag nettoloon in verhouding tot de bruto loonsverhoging.Het is vanuit die benadering dat extralegale voordelen een een aantrekkelijk alternatief vormen voor een klassieke opslag. Dit volgende voordelen opleveren:
- Een volledige vrijstelling op fiscaal en sociaal vlak
- Een gedeeltelijke vrijstelling op fiscaal en sociaal vlak
- Een verlaagd forfait als berekeningsbasis voor sociale bijdragen en belastingen
3. Welke loonoptimalisaties leunen het best aan bij jouw kmo?
3.1 Mobiliteit
Eén van de meest geliefde extralegale voordelen is een tussenkomst op vlak van woon-werkverkeer. Medewerkers moeten immers op hun werkplek geraken en dat kost (in de meeste gevallen) geld. Het is als werkgever een mooie geste om die kosten op jou te nemen. De optimalisaties op vlak mobiliteit kunnen variëren naargelang de afstand en gewenste manier van transporteren. Ga na wat best werkt voor wie. Hieronder vind je de meest courante opties.
3.1.1 Bedrijfsfiets
De bedrijfsfiets was in 2018 het populairste extralegale voordeel, en niet zonder redenen. We schetsen even waarom: Als je als werkgever een loonsverhoging van 100 euro geeft, ontvangt de medewerker na de verrekening van het belastingvoordeel 45,92 euro. Een bedrijfsfiets van diezelfde waarde (cf. 100 euro) daarentegen kan de medewerker een netto-voordeel van maar liefst 178,23 euro opleveren.
Het voordeel van een bedrijfsfiets?
De bedrijfsfiets was in 2018 het populairste extralegale voordeel, en niet zonder redenen. We schetsen even waarom: Als je als werkgever een loonsverhoging van 100 euro geeft, ontvangt de medewerker na de verrekening van het belastingvoordeel 45,92 euro. Een bedrijfsfiets van diezelfde waarde (cf. 100 euro) daarentegen kan de medewerker een netto-voordeel van maar liefst 178,23 euro opleveren.
Het voordeel van een bedrijfsfiets?
- Fietsen is fiscaal gezond. Een bedrijfsfiets wordt niet beschouwd als een belastbaar voordeel van alle aard, waardoor het is vrijgesteld van van fiscale bijdragen. De enige voorwaarde? De medewerker moet minimaal 20% van zijn/haar woon-werkverkeer met de fiets afleggen. De fiets mag dan ook gebruikt worden voor privégebruik.
- Ook de fietsvergoeding wordt niet belast, zolang die onder 0,24 euro per kilometer bedraagt. Ligt jouw fietsvergoeding hoger? Dan wordt enkel het dat deel dat boven de 0,24 euro ligt belast.
- Extra voordeel: fietsende medewerkers zijn fitter, wat hen productiever, minder gestresseerd en minder vaak ziek maakt.
.jpg)
3.1.2 Openbaar vervoer
Komen je medewerkers via het openbaar vervoer naar het werk? Dan kan je deze kosten gedeeltelijk of volledig terugbetalen via abonnementen.
Het voordeel van die abonnementen?
Komen je medewerkers via het openbaar vervoer naar het werk? Dan kan je deze kosten gedeeltelijk of volledig terugbetalen via abonnementen.
Het voordeel van die abonnementen?
- Zowel busabonnementen als metro-abonnementen als treinabonnementen zijn vrijgesteld van belastingen.
Let wel: als medewerkers hun werkelijke kosten in rekening brengen, dan wordt de vergoeding wel belastbaar. Hierbij kiest de medewerker er namelijk voor zijn werkelijke kosten af te trekken en moet hij/zij kunnen bewijzen dat zij deze kosten zelf betaalden.
.jpg)
3.1.3 Bedrijfswagen
De bedrijfswagen, eventueel aangevuld met een tankkaart, is en blijft populair. De bedrijfswagen betekent namelijk een forse besparing voor je medewerkers: de enige kost die zij hebben is de belasting op het voordeel van alle aard indien de wagen ook privé gebruikt mag worden. Dat zorgt dat een bedrijfswagen je als werkgever een stuk aantrekkelijker maakt. Je komt tegemoet aan een reële nood van je medewerkers.
Het voordeel van een bedrijfswagen?
De bedrijfswagen, eventueel aangevuld met een tankkaart, is en blijft populair. De bedrijfswagen betekent namelijk een forse besparing voor je medewerkers: de enige kost die zij hebben is de belasting op het voordeel van alle aard indien de wagen ook privé gebruikt mag worden. Dat zorgt dat een bedrijfswagen je als werkgever een stuk aantrekkelijker maakt. Je komt tegemoet aan een reële nood van je medewerkers.
Het voordeel van een bedrijfswagen?
- Als werkgever betaal je solidariteitsbijdrage voor de bedrijfswagen: die solidariteitsbijdrage is volledig fiscaal aftrekbaar.
- De autokosten zijn gedeeltelijk fiscaal aftrekbaar.
- Indien je de bedrijfswagen zelf aankoopt, kan je de afschrijvingen aftrekken van jouw winst.
3.1.4 Mobiliteitsbudget
Wanneer je je medewerkers een mobiliteitsbudget toekent, kunnen zij die som geld ter waarde van een bedrijfswagen zelf verdelen over verschillende vervoersmiddelen. Zo kunnen ze vlotter en milieubewuster naar het werk komen. Het mobiliteitsbudget leent zich er perfect toe om vervoermiddelen te combineren bij woon-werkverkeer. Je medewerkers kunnen bijvoorbeeld de auto aan de rand van de stad parkeren en een deelfiets gebruiken.
Binnen bepaalde voorwaarden ben je er als werkgever vrij in voor wie en wanneer je dit systeem toepast.
Het voordeel het mobiliteitsbudget?
Wanneer je je medewerkers een mobiliteitsbudget toekent, kunnen zij die som geld ter waarde van een bedrijfswagen zelf verdelen over verschillende vervoersmiddelen. Zo kunnen ze vlotter en milieubewuster naar het werk komen. Het mobiliteitsbudget leent zich er perfect toe om vervoermiddelen te combineren bij woon-werkverkeer. Je medewerkers kunnen bijvoorbeeld de auto aan de rand van de stad parkeren en een deelfiets gebruiken.
Binnen bepaalde voorwaarden ben je er als werkgever vrij in voor wie en wanneer je dit systeem toepast.
Het voordeel het mobiliteitsbudget?
- Als je ervoor kiest om je medewerkers een mobiliteitsbudget aan te bieden in de plaats van een bedrijfswagen, kost dat je niets extra.
Let wel: Het kost je ook niets minder. De invoering van het mobiliteitsbudget is dus een budgetneutrale operatie.
3.1.5 Mobiliteitsvergoeding
Het Grondwettelijk Hof vernietigde in 2020 de wetgeving omtrent de mobiliteitsvergoeding (ook wel cash-for-car). Het is niet meer mogelijk om deze aan te bieden als extralegaal voordeel.
Het Grondwettelijk Hof vernietigde in 2020 de wetgeving omtrent de mobiliteitsvergoeding (ook wel cash-for-car). Het is niet meer mogelijk om deze aan te bieden als extralegaal voordeel.
3.2 Assets
Assets zijn zowel bij werkgevers als bij medewerkers een populaire alternatieve verloning. En dat is logisch want het gaat om een een win-win situatie: hoe beter medewerkers uitgerust zijn voor hun job, hoe beter zij kunnen presteren.
Dit varieert van materiële assets en het nodige materiaal om een job uit te kunnen oefenen, denk aan laptops, gsm, scherm, bureaustoel... tot een verplichte vergoeding voor de kosten die medewerkers maken in functie van de job. Deze worden ook wel "Kosten Eigen aan de Werkgever" (KEW) genoemd. Dit kan op twee manier gebeuren: ofwel door een vergoeding van de reële kosten (bv. onkosten), ofwel door een forfaitair bedrag dat werd aanvaard door de RSZ en de fiscus (bv. een thuiswerkvergoeding).
Het voordeel van assets?
Dit varieert van materiële assets en het nodige materiaal om een job uit te kunnen oefenen, denk aan laptops, gsm, scherm, bureaustoel... tot een verplichte vergoeding voor de kosten die medewerkers maken in functie van de job. Deze worden ook wel "Kosten Eigen aan de Werkgever" (KEW) genoemd. Dit kan op twee manier gebeuren: ofwel door een vergoeding van de reële kosten (bv. onkosten), ofwel door een forfaitair bedrag dat werd aanvaard door de RSZ en de fiscus (bv. een thuiswerkvergoeding).
Het voordeel van assets?
- KEW zijn volledig vrijgesteld van sociale bedragen en belastingen.
- Het kan bovendien zelfs tot een voordeel leiden: de aanvaarde forfaits kunnen hoger liggen dan de werkelijke kosten.
.jpg)
3.3 Groepsverzekering
De groepsverzekering, ook wel pensioensparen genoemd, is één van de belangrijkste extralegale voordelen in België. Met deze verzekering spaart de werkgever aan de hand van premies voor het aanvullend pensioen van zijn medewerkers. Een groepsverzekering kan, zoals de naam als doet vermoeden, alleen afgesloten worden voor een groep van medewerkers. Die groep kan bestaan uit één of meerdere medewerkers, maar iedereen binnen dezelfde groep moet verplicht aangesloten worden bij de groepsverzekering.
Het voordeel de groepsverzekering of pensioensparen?
Het voordeel de groepsverzekering of pensioensparen?
- De groepsverzekering is vrijgesteld van sociale bijdragen en belastingen voor zowel werkgevers als medewerkers.
- De gestorte premies worden onder bepaalde voorwaarden ook aftrekbaar als beroepskosten voor werkgevers.
.jpg)
3.4 Hospiltalisatieverzekering
Een hospitalisatieverzekering betaalt bepaalde medische kosten van een ziekenhuisopname wegens ziekte, ongeval of bevalling terug. Hospitalisatieverzekeringen bieden een extra waarborg en kunnen, naar wens van de werkgever, verder uitgebreid worden. Daarnaast komt het vaak voor dat een medewerker gezinsleden ook kan toevoegen in deze verzekering tegen een voordeliger tarief dan bij een individueel afgesloten verzekering.
Het voordeel van de hospitalisatieverzekering?
Het voordeel van de hospitalisatieverzekering?
- Door het derde-betalersysteem hoeven medewerkers hun ziekenhuisfacturen niet zelf te betalen, en komt er op sociaal of fiscaal vlak geen enkele kost bij.
- De premies van de hospitalisatieverzekering worden lager fiscaal en sociaal belast, waardoor het voordeel betrekkelijk goedkoper is dan de normale dekking.
3.5 Maaltijdcheques
Maaltijdcheques werden in het leven geroepen om medewerkers te voorzien van lunch. Nu worden maaltijdcheques echter in een ruimere context gebruik, maar het principe blijft hetzelfde. Met maaltijdcheques kunnen je medewerkers aankopen doen in supermarkten (let wel: sinds september 2020 kan je er enkel nog voedingsproducten mee betalen) en bepaalde eetgelegenheden.
Het voordeel van maltijdcheques?
Het voordeel van maltijdcheques?
- Maaltijdcheques zijn vrijgesteld van sociale bijdragen en belastingen.
- De kost van de maaltijdcheques is gedeeltelijk aftrekbaar voor werkgevers.
- Werkgevers kunnen de waarde en de toekenning van de maaltijdcheques individueel bepalen, op voorwaarde dat die keuze berust op objectieve criteria.
- Extra voordeel: maaltijdcheques worden enkel verdiend door effectief gewerkte dagen. Op die manier kan ziekteverzuim worden tegengegaan.
3.6 Eco-cheques
Via eco-cheques worden medewerkers gestimuleerd om duurzame keuzes te maken. Met deze cheques kunnen ze namelijk producten aankopen die de planeet minder belasten, zij het producten van gerecycleerde materialen of elektrische apparaten die milieuvriendelijk zijn in gebruik. In de praktijk zorgt dit voor koopkracht.
Het voordeel van eco-cheques?
Het voordeel van eco-cheques?
- Eco-cheques zijn vrijgesteld van sociale bijdragen en belastingen voor zowel werkgevers als medewerkers.
3.7 Warrants
Warrants zijn een bepaalde soort aandelenopties. Ze kunnen aangekocht worden door werkgevers en nadien gratis of tegen een verlaagde prijs worden aangeboden bij het personeel. Als werkgever kan je ook beslissen om de warrants individueel toe te kennen. Dit zorgt voor een grotere flexibiliteit. Op het ogenblik dat de warrants door de werkgever worden toegekend aan de medewerker, kunnen ze bovendien onmiddellijk opnieuw verkocht worden. Daardoor wordt het beursrisico beperkt.
Het voordeel van warrants?
Het voordeel van warrants?
- Warrants zijn vrijgesteld van sociale bijdragen voor zowel werkgevers als medewerkers.
- De aankoopprijs van de warrants zijn fiscaal aftrekbaar voor werkgevers.
Let wel: De fiscale regeling hangt ervan af of de aandelen beursgenoteerd zijn of niet.
.jpg)
3.8 Loonbonus
De loonbonus, of ook wel niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen, is een bonus die wordt uitgereikt bij het collectief behalen van resultaten. De bonus kan enkel worden verkregen als ofwel de onderneming, ofwel een deel van de onderneming, ofwel een afgebakende groep van medewerkers (op basis van objectieve criteria) de vooropgestelde doelstelling behaalt. Deze moet duidelijk omschreven en afgebakend zijn en moet voor iedereen ook transparant zijn.
Het voordeel de loonbonus?
Het voordeel de loonbonus?
- De bonus is vrijgesteld van belastingen voor medewerkers.
- De bonus en de bijhorende sociale zekerheidsbijdragen zijn fiscaal aftrekbaar voor werkgevers.
- Extra voordeel: het zorgt voor een stimulerend effect bij medewerkers om de doelstellingen van je onderneming te behalen. Het is een drijfveer voor engagement.
3.9 Andere
- Cultuurcheques
- Sportcheques
- Consumptiecheques
- Winstpremies
- Anciënniteitspremies
- Aanvulling kinderbijslag
- Vergoeding via auteursrechten
4. Is het cafetariaplan iets voor jouw medewerkers?
Het cafetariaplan is één van de meest flexibele extralegale voordelen op de markt. Doordat medewerkers - net als in een cafetaria - kunnen kiezen uit een uitgebreid aanbod, kunnen zij hun voordelen afstemmen op hun individuele noden. De Tijd kopte vorig jaar nog dat het aantal medewerkers dat zijn loon samenstelt via het cafetariaplan met de helft was toegenomen. Toch blijkt onze survey dat 84% van de bevraagden nog maar weinig in aanraking zijn gekomen met het flexibele loonpakket. Dat is jammer, want het cafetariaplan zorgt voor een win-win situatie.
Enerzijds staat de keuzevrijheid van de medewerker centraal bij het cafetariaplan. Ze worden aangemoedigd om de extralegale voordelen te kiezen die het best aansluiten bij hun persoonlijke levenssfeer.
Anderzijds betekent de invoering van een cafetariaplan het sluitstuk van een modern loonbeleid voor de werkgever, die zich kan profileren als iemand die bewust bezig is met de reële noden van zijn/haar medewerkers. Medewerkers worden individueel vergoed en zullen zich hierdoor meer betrokken voelen, wat dan weer leidt tot een groter engagement voor jouw onderneming.
Enerzijds staat de keuzevrijheid van de medewerker centraal bij het cafetariaplan. Ze worden aangemoedigd om de extralegale voordelen te kiezen die het best aansluiten bij hun persoonlijke levenssfeer.
Anderzijds betekent de invoering van een cafetariaplan het sluitstuk van een modern loonbeleid voor de werkgever, die zich kan profileren als iemand die bewust bezig is met de reële noden van zijn/haar medewerkers. Medewerkers worden individueel vergoed en zullen zich hierdoor meer betrokken voelen, wat dan weer leidt tot een groter engagement voor jouw onderneming.
.jpg)
Hoe werkt het cafetariaplan dan in de praktijk? Het opstarten van een cafetariaplan bestaat uit vier delen:
- Het creëren van een budget door de werkgever. Hierbij komen werkgever en medewerker overeen om een deel van het klassieke loonpakket om te ruilen voor (een mix van) extralegale voordelen. Hier als werkgever transparant over zijn helpt binnen dit proces. Geef als werkgever daarom duidelijk dat je via een cafetariaplan de lonen wilt optimaliseren, waarom je voor het cafetariaplan kiest en wat er mogelijk is.
- Het bepalen van wat met dit budget gedaan kan worden. Werkgever hebben hier de bovenhand. Zij bepalen welke alternatieve verloning ze aanbieden in het cafetariaplan. Voegen zij een bedrijfswagen toe aan het plan, dan kunnen medewerkers hier voor kiezen. Beslissen zij dat ze de bedrijfswagen geen onderdeel maken van het plan, dan kunnen medewerkers dit niet opnemen in hun loonpakket via het cafetariaplan.
- Het verdelen van dat budget door de medewerker. Hierbij beslist de medewerker zelf welke extralegale voordelen hij/zij wil in ruil voor zijn/haar klassieke loonpakket. Opnieuw, enkel die extralegale voordelen die de werkgever aanbiedt kunnen gekozen worden.
- Dit alles juridisch op orde brengen.
Haal meer uit HR administratie
Officient bv
Brusselsesteenweg 6
B-9050 Ledeberg
BTW NR BE 0680.822.709
