De onboarding gids

In deze gids vind je al onze inzichten en ideeën rond onboarding, online onboarding, reboarding en offboarding. Van theorie tot tastbare adviezen.

Inhoudsopgave

  1. Het belang van onboarding
  2. De theorie van onboarding
  3. In de praktijk: onze best practices voor onboarding
  4. Hoe kan je succesvol online onboarden?
  5. Reboarding: het belang en de aanpak
  6. Offboarding voor een nieuw begin
  7. Een on- en offboarding workflow

1. Het belang van onboarding

Wat is onboarding? Letterlijk betekent onboarding het "aan boord brengen" van je nieuwe aanwinsten. Je verwelkomt hen en zet hen op weg binnen je organisatie via een soort introductieprogramma

Waarom is onboarding belangrijk? You never get a second chance to make a first impression. Zeker niet als bedrijf. Uit onderzoek van Vlerick en Talmundo blijkt dat 77% van de hr-professionals het stijgende belang van die onboarding ervaren. Bij nieuwe medewerkers ligt dat percentage zelfs nog hoger: 83% van de new hires geeft aan dat een onboarding proces waardevol is. Niet overtuigd? Lees gerust verder.

Wat levert een doeltreffend onboarding proces je op?

  1. Medewerkers integreren 79% vlotter. Ze krijgen op korte tijd uit alle mogelijke invalshoeken een zicht op je organisatie en je product of dienst. Bovendien zorgt het voor sociale samenhang en sfeer op de werkvloer.
  2. Wanneer je een eerste kennismaking met de leidinggevende voorziet tijdens het onboarden, is de houding van de nieuwe medewerkers tegenover hun werkgever 78% positiever.
  3. Je verhoogt het engagement van je nieuwe medewerkers met 78% als je ze vanaf dag 1 bij alles betrekt. Dat geeft hen het gevoel dat ze erbij horen en dat ze zich voor het bedrijf willen inzetten.
  4. Je helpt nieuwe medewerkers om sneller productief te worden. In bedrijven met gestructureerde introductieprogramma’s kunnen medewerkers 51% sneller op volle kracht meedraaien.

Wat is de ROI van een onboarding proces?

Het aanwerven en onboarden van nieuwe medewerkers in een investering en je wilt dat deze voor return zorgt. Maar, net als een andere investering, brengt ook deze risico’s met zich mee. Een stapsgewijze efficiënte onboarding verlaagt dat risico. Wat is de ROI van onboarding?
De totale kost van een nieuwe medewerker loopt al snel op tot 62 000 euro, maar tegelijk vermijd je met een goede onboarding dat deze kost verloren gaat of dat er nog extra kosten opduiken die medewerker snel weer vertrekt.

2. De theorie van onboarding

Geen Paniek. We houden het kort en reiken je straks onze best practises aan. Maar ook dit moeten we meegeven: twee essentiële onboarding-theorieën.

Hoe plan je een onboarding?

Een onboarding proces gaat verder dan extra ondersteuning op de eerste dag of week. Volg deze 3 stappen zo volledig mogelijk te werk te gaan:
  1. Pre-boarding
    Het is belangrijk dat je nieuwe medewerker zich deel voelt van het team vanaf het moment van aanwerving. Houd dus contact, ook vóór de eerste werkdag. Breng de rechtstreekse collega’s op de hoogte en regel tijdig het nodige materiaal en de juiste on- en offline toegangen.
  2. Onboarding
    ‘Ik ben hier welkom!’ Met dat gevoel moet de nieuwe medewerker na de eerste dag buiten stappen.
    Een grondige kennismaking met het bedrijf, het team en de eigen functie staan in de eerste week op het programma. Verduidelijk de rol die de medewerker zal opnemen en welke resultaten je verwacht. Plan ontmoetingen in met de collega’s met wie de nieuweling vaak in contact zal komen. Zij kunnen helpen om de nieuwe collega te "acclimatiseren".
  3. Follow-up
    Los van regelmatige, informele ‘check back’-momenten, plan je best ook regelmatig een formeel overleg in om het verloop van de onboarding nauwgezet te volgen. Ga zeker in gesprek na een maand, na drie maanden, na zes maanden en na een jaar.

De 4 C's van onboarding

Een theorie die zich al ruimschoots heeft bewezen is die van de 4 C's van onboarding. Elk van deze onderdelen heeft zijn eigen belang.
  1. Compliance staat voor al het praktische en administratieve dat bij een aanwerving komt kijken. Denk bijvoorbeeld aan de contracten en policy’s, (digitale) toegangen en een goed ingerichte werkplek.
  2. Clarification betekent dat nieuwe medewerkers een correct beeld krijgen van wat je van hen verwacht. Ook de Vlerick-studie vestigt hier de aandacht op: 64 % van nieuwe medewerkers geeft aan dat dit niet helemaal duidelijk is, terwijl maar 29 % van de professionals zich daarvan bewust is.
  3. Culture maakt een nieuweling wegwijs binnen de bedrijfscultuur en de ongeschreven regels. Een medewerker verdiept zich in de missie, de waarden en de toekomstvisie van het bedrijf. Deze cultuur uit zich ook in de manier waarop medewerkers omgaan met elkaar en externen.
  4. Connection mag je letterlijk nemen: zorg ervoor dat nieuwe mensen zich snel verbonden voelen met het bedrijf en de mensen die er werken.
  5. Een bijkomende maar onmisbare C. Vergeet niet om een check back te organiseren waarbij je op een informele manier checkt of de nieuwe medewerker stilaan zijn weg aan het vinden is.

3. In de praktijk: onze best practices voor onboarding

Zoals beloofd: onze allerbeste methodes om een onboarding in goede banen te leiden. En net iets extra te doen voor je nieuwe medewerkers. Want geef toe: jij zou ook eerder blijven plakken bij een bedrijf dat zijn best doet om jou een vliegende start te geven.

Checklist

Het is bij een onboarding eerst en vooral heel belangrijk dat je niets vergeet dat een vlotte opstart kan verhinderen. In deze checklist vind je alle aandachtspunten terug.

Vragen waar je nieuwe medewerker antwoord op wil

Naast de organisatorische kant zijn er ook de vragen van de nieuwe medewerker. Hij of zij zal met een hele hoop vragen zitten bij de start en zal die niet altijd durven stellen. Neem dus gerust het voortouw en speel hier slim op in.
  1. De "hoe-zal-mijn-eerste-dag-eruit-zien" vragen
    Stuur hen tijdens de pre-boarding een mail met alle praktische en organisatorische antwoorden.
  2. De "wat-is-mijn-waarde-hier" vragen
    Toon hen waarom en hoe ze kunnen bijdragen aan het bedrijf.
  3. De "zal-ik-mijn-draai-vinden" vragen
    Plan een check-back of follow-up moment in om te zien hoe alles verloopt.
  4. De "zijn-mijn-collega's-vrienden" vragen
    Voorzie bij de onboarding een mentor of coach.
  5. De "zitten-ze-wel-in-met-mijn-ontwikkeling" vragen
    Vraag hen vanaf de start regelmatig in welke richting ze willen evolueren en voorzie opties.

Hoe zorg je voor een unieke onboarding?

Een checklist, allemaal goed en wel, maar hoe zorg je voor een unieke onboarding? Vergeet hierbij zeker niet dat je vaak met verschillende generaties te maken krijgt. Zorg dus voor een goede mix die zowel traditionalisten als millenials aanspreekt. Hier vind je enkele voorbeelden van hoe andere bedrijven het introductieprogramma van hun nieuwe medewerkers aanpakken.
#1 Zet in op een gepersonaliseerde eerste indruk

Hoe persoonlijker je onboarding aanvoelt, hoe meer je zal scoren bij je nieuwe medewerker. Bij de onboarding van een millennial heb je ook meteen de meesters der personalisatie aan de haak. Zij groeiden namelijk op met het internet: een plek waar iedere informatie wordt afgestemd op hun persoonlijke noden. Maar ook oudere generaties houden van een beetje ego-strelen. Je kan hier eenvoudig op inspelen door al tijdens je rekruteringsproces de nodige aandacht te besteden aan wat ze vertellen.
#2 Maak het onboarding traject visueel

De informatie die je wilt meedelen vóór de startdag van je medewerker kan je gewoon op mail zetten, maar je kan er ook iets origineels mee doen. Zo geeft een onboarding roadmap op een visuele manier weer waar je je als starter aan mag verwachten.

#3 Geef elke nieuwe werknemer 50€ budget om zichzelf bekend te maken bij collega's

Het is belangrijk dat je nieuwe medewerker ook zelf proactief is in het opbouwen van relaties. Sentia geeft nieuwe werknemers 50€ budget om zichzelf bekend te maken bij hun collega's. Zo werd het budget al gebruikt om een grote (ja, erg grote) taart te bakken. Of liet een medewerker, na een kantoorverhuis, een kuisploeg komen.

#4 Haal blijvende resultaten uit bondige interacties

Kies voor korte en bondige content die hen geleidelijk aan wegwijs maakt in jouw bedrijf. Zo kan je in plaats van een uur een presentatie te geven over de organisatiestructuur en de waarden van je bedrijf, een korte quiz samenstellen of een bingo organiseren zoals Intuo doet.

#5 Organiseer na 3 maanden een 'start, stop, continue' gesprek

Een nieuwe medewerker betekent ook een nieuwe frisse blik op je bedrijf. Yuki maakt hier slim gebruik van door na de eerste 3 maanden een 'start, stop, continue' gesprek te organiseren. Tijdens dit gesprek wordt gepolst naar waar het bedrijf volgens de nieuwe medewerker meteen mee moet starten (=start) en waar het bedrijf mee moet stoppen (=stop). Hierna wordt ook gevraagd wat er volgens hen wel werkt en waarmee je bedrijf zeker moet doorgaan (=continue).

#6 Ga digitaal

Z
org voor een frisse, digitale aanpak. Dat werkt vooral goed bij millennials. Laat je nieuwe medewerkers via onboarding software hun contract al op voorhand digitaal tekenen. Geef hen ook toegang tot een eigen werknemers profiel, dan kunnen ze hun eigen gegevens in je hr-databeheer invullen.

4. Hoe zet je een succesvolle online onboarding op?

Offline versus online

Wat verandert er bij een online onboarding? Puur theoretisch gezien: niet veel. Het onboarding proces verloopt nog altijd volgens drie stappen en ook de 4 C's houden stand, al zien de er wel wat anders uit in de praktijk.
De 4 C's van onboarding gedigitaliseerd
  1. Compliance
    Wat moet er praktisch in orde worden gebracht? Een werkplek. Al krijgt deze hier een nieuwe betekenis. Laat het materiaal dat nodig is om de job goed uit te voeren thuis leveren. Dan kunnen nieuwe medewerkers zich zelf installeren.

    Wat houdt de administratieve kant in? Dat gaat om toegang tot software, gegevens (e-mailadres, logins) en contracten. Soms is het moeilijk om hier overzicht in te bewaren. Wat is al gedaan en wat nog niet. Houd dit gemakkelijk bij via onze onboarding software in Officient waar je een een remote onboarding workflow kunt aanmaken.

    Om de communicatie van bij het begin persoonlijk te maken, lijkt het ons een goed idee om dit onderdeel al meteen via een video call te organiseren. Goed begonnen en dus ook al half gewonnen.
  2. Clarification
    Duidelijkheid en zekerheid scheppen op een eerste dag is essentieel, zeker als alles remote gaat gebeuren. Dit is wat het bedrijf doet en waar het staat, dit is je team, dit is je taak en dit is je planning. Deel deze informatie vooraf of op de eerste dag met de nieuwe medewerkers. Via een samenwerkingsplatform (wij gebruiken Notion) kan je inspelen op twee belangrijke zaken:

    1) Je geeft een helder beeld van hoe de komende weken er uit gaan zien
    2) Je zorgt ervoor dat er voldoende leer- en samenwerkingsmogelijkheden ter beschikking zijn.

    Zie er hier wel op toe dat het niet te overweldigend wordt. Om die reden zijn we ook bij dit onderdeel van de remote onboarding grote voorstander van video meetings. Wanneer je visueel contact hebt met nieuwe collega's kan je beter inspelen op hun houding.
  3. Culture
    Medewerkers zijn ambassadeurs voor je bedrijf. Geef de bedrijfswaarden en bedrijfscultuur dus al van bij de start mee. De grootste uitdaging hier? De afstand kan als nadeel hebben dat nieuwe medewerkers deze waarden en cultuur niet zelf kunnen ontdekken. Zorg er daarom voor dat de manier waarop je er online over communiceert deze al uitdraagt. Zo toon je dat je woord bij daad voegt.
  4. Connection
    De riskantste. Maar laat dat je vooral niet afschrikken, want het betekent ook dat er hier nog veel ruimte is voor creativiteit en innovatie. Hoe breng je het gevoel van je bedrijf online over? Hoe creëer je een online verbondenheid met iemand die nieuw is? We raden je aan om de nieuwe medewerker onmiddellijk heel goed te betrekken bij het online gebeuren. Organiseer bijvoorbeeld een video lunch om kennis te maken.
  5. Check back
    Een uiterst belangrijke C bij online onboarding. Toets regelmatig af of je nieuwe medewerkers alles begrijpen, niet overdonderd zijn door alle informatie, of of ze zich al enigszins thuis voelen. Zo niet, vraag waar de pijnpunten zitten en bekijk wat er nog net iets beter kan. Dit is voor beide partijen nieuw, probeer samen te groeien met de uitdagingen waarmee jullie geconfronteerd worden.

Onboarding uitstellen

In crisissituaties wordt online onboarding plots enorm interessant. Maar soms is dat geen optie. Als je geen intensief onboarding programma kan opzetten, dan doe je dat ook best niet.

Als je niet kan garanderen dat je nieuwe medewerkers on-the-job kunnen meelopen doordat projecten afgelast worden, dan krijgen zij geen duidelijk zicht op wat er precies van hen verwacht wordt. Daardoor kunnen zij hun nieuwe job moeilijk uitvoeren. Als hr-manager of leidinggevende moet je daar rekening mee houden. Je stelt de onboarding daarom beter uit. Informeer jezelf, de nieuwe medewerker en het team hier heel gedetailleerd over.

Maar uitstel is geen afstel. Die nieuwe medewerkers zullen gewoon op een later moment bij jullie starten. Betrek hen dus ook al bij het bedrijf. Stuur hen bijvoorbeeld een boek zodat ze zich al kunnen voorbereiden en nodig hen uit voor company meetings of afterwork drinks.

5. Reboarding: het belang en de aanpak

Onboarding is er niet enkel voor nieuwe medewerkers. Het kan in bepaalde situaties ook waardevol zijn voor bestaande medewerkers. Denk maar aan collega's die een paar weken of maanden out zijn geweest om medische of familiale redenen of aan langdurige thuiswerksituaties. In zo'n gevallen staat het bedrijf niet stil. We gaan er logischerwijs van uit dat er zaken veranderd zijn. Bij het terug aan boord brengen van de medewerkers moeten deze dus worden gecommuniceerd. Voorzie daarom een reboarding.

Een reboarding tijdlijn

Ondanks het feit dat de medewerkers het bedrijf al kennen, zijn er heel wat parallellen tussen een onboarding en een reboarding. Ook hier volg je het proces het best op aan de hand van een tijdlijn.
  1. Pre-reboarding
    Verwelkom je medewerkers al enkele dagen voor de effectieve heropstart. Licht hen hierbij in over hoe het reboarding-proces zal verlopen. Zorg er ook voor dat je administratie en organisatie voor de terugkeer al op punt staat.
  2. Her-situering
    Wat zijn de relevantste veranderingen binnen het bedrijf? Waar staat het bedrijf momenteel? Je medewerkers zullen sneller en met meer engagement de normale manier van werken kunnen hervatten als ze up-to-speed zijn met deze aanpassingen. Communiceer deze updates zo snel mogelijk bij de reboarding.
  3. Her-integratie
    De medewerkers zijn niet nieuw, maar het bedrijf kan dat wel zijn. Het is daarom van belang om terugkerende medewerkers te betrekken bij de manier waarop er nu gewerkt wordt en de eventueel vernieuwde waarden en missie. Ze moeten opnieuw worden meegenomen in het verhaal om zo gemotiveerd mogelijk te kunnen werken.

De stand van zaken

Updates over de teams

Waarom?

Mensen evolueren. Ze denken na over hun traject, de uitdagingen die ze willen en de doelen die ze zelf willen bereiken. Dat maakt dat, wanneer medewerkers terug starten, sommige van hun collega's een nieuwe functie hebben aangenomen of zijn vertrokken zijn uit het bedrijf. Informeer terugkerende medewerkers hier goed over, want het geeft zowel een emotioneel als praktisch effect op hen.

Hoe?
Geef hen ook de kans om afscheid te nemen van hun dichtste collega's en om te wennen aan hun eventueel veranderde positie in het team. Begeleid hen goed als ze nieuwe taken moeten opnemen doordat ze een nieuwe functie uitvoeren of doordat er een collega vertrokken is.

Updates over de doelen
Waarom?

Welke doelen zijn in de tussentijd aangepast of bereikt en wat zijn de nieuwe doelen? Deze bepalen de huidige situatie van het bedrijf. Het is dus belangrijk dat medewerkers die opnieuw starten hier een beeld van krijgen. Zo kunnen ze sneller terug inpikken.
Hoe?
Het lijkt ons een goed idee om hiervoor een reboarding company meeting te organiseren. Zo breng je iedereen tegelijkertijd op de hoogte van de nieuwe targets en is het voltallige team ineens ook nog eens samen.

Updates over het bedrijf
Waarom?
De missie kan over de tijd geëvolueerd zijn naar iets wat beter aansluit op de situatie. Samen met die missie kan ook de bedrijfscultuur zich ontwikkeld hebben. Terugkerende medewerkers willen weten in welk soort bedrijf ze terecht komen, waarvoor ze gaan werken en hoe ze dat gaan doen.

Hoe?
Wees hier open over bij de reboarding en denk er samen met je team over. Je integreert hen zo meteen in de nieuwe gewoontes van de het bedrijf. Je kan dit bijvoorbeeld doen door een welkomstactiviteit te plannen en die te koppelen aan de nieuwe bedrijfscultuur.

6. Offboarding voor een nieuw begin

In schoonheid kunnen afsluiten is minstens even belangrijk als een goede opstart. Een offboarding kan je erbij helpen om van een afscheid een nieuwe begin te maken voor zowel je medewerker als je bedrijf.

Het belang van een offboarding

  1. Je houdt de organisatie draaiende
    Wanneer iemand het schip verlaat, moet je snel reageren om te voorkomen dat je de koers kwijt raakt. Met een vooraf uitgedachte workflow weet je meteen wat je te doen staat. Je neemt op een verstandige manier afscheid van een werknemer, terwijl de afdeling kan blijven draaien en je alvast op zoek gaat naar een vervanger.
  2. Je beschermt je (intellectuele) eigendommen
    Vertrekkende medewerkers nemen gevoelige informatie mee. Ook als je vertrekkers een document laat ondertekenen waarin ze beloven geen bedrijfsgeheimen te verspreiden, zorg je er maar beter voor dat ze daar simpelweg geen behoefte aan hebben.
  3. Je straalt iets uit als werkgever
    De manier waarop je afscheid neemt van een medewerker, vertelt veel over hoe je met hen omgaat. Een bedrijf dat medewerkers au sérieux neemt van bij hun start tot bij hun afscheid - én daarna - bewijst dat echt waarde aan deze mensen hecht. En dat dit verder gaat dan wat ze het bedrijf hebben opgebracht.
  4. Je wordt beter in wat je doet
    Medewerkers die al met één been buiten staan, geven sneller hun ongezouten mening over de werking van het bedrijf. In exitgesprekken krijg je een pak informatie mee die je als basis kan gebruiken om dit alles zelf in vraag te stellen. Zo word je een betere hr-manager of leidinggevende, kan je mooiere kansen creëren voor het bestaande team en straffere resultaten neerzetten.
  5. Je laat de deur op een kier
    Trekt je medewerker de deur in goede verstandhouding achter zich dicht? Dan keert die misschien op een dag terug, met een hoop nieuwe ervaring op zak.

In de praktijk: onze best practices voor offboarding

Checklist
Net als bij een onboarding is het bij een offboarding belangrijk dat je bepaalde punten zeker overloopt. Ook hiervoor voorzien we graag een checklist-template met onze best practises zodat je niets vergeet.
8 vragen voor waardevol exitgesprek
Grijp ten slotte het exitgesprek aan als een kans om open en eerlijke feedback te verzamelen en om te tonen dat je wel degelijk bekommerd bent om hun vertrek. Deze 8 vragen mogen alvast niet ontbreken:
  1. Waarom ben je op zoek gegaan naar iets nieuws?
  2. Wat vond je het leukst en minst leuke aan je job?
  3. Had je alle nodige tools om je job goed te kunnen uitvoeren?
  4. Had je het gevoel dat je successen genoeg werden gevierd?
  5. Hoe vond je de ondersteuning van je leidinggevende? Gaf hij of zij je de nodige ondersteuning?
  6. Als je 3 tips zou moeten geven aan ons om het te verbeteren, welke zouden dit dan zijn?
  7. Zou je ons bedrijf aanraden aan je vriend of vriendin?
  8. Zijn er nog onopgeloste zaken die je wilt bespreken? Zaken die je wilt toevoegen?
De antwoorden op al deze vragen onthullen een breed spectrum voor verbetering van zowel je aanpak op bedrijfsniveau als op hr-niveau. Ze geven je inzichten in hoe de werking van je bedrijf door anderen wordt ervaren en geëvalueerd, waardoor je makkelijker pijnpunten kunt aanpakken. En ze geven je de opportuniteit om bij volgende kandidaten en nieuwe medewerkers te polsen naar hoe zij deze zaken zien: zo kan je een betere fit vinden.

7. Een on- en offboarding workflow

Wil je er zeker van zijn dat je tijdens een onboarding of offboarding niets over het hoofd ziet? Dan kan e-HRM je helpen om het proces te automatiseren. In het hrm pakket van Officient kan je een onboarding workflow opstarten met alle taken die bij het proces horen. Deze onboarding software geeft je een mooi overzicht van openstaande en voltooide taken.
Hoe werkt workflows in Officient?
  1. Je kan meerdere workflow templates opmaken die kunnen opgesplitst worden a.d.h.v. het team, de locatie waar de workflow van toepassing is en welk proces eraan verbonden is (on -en offboarding of custom).
  2. Je krijgt per medewerker een overzicht van workflows toegewezen via het werknemersprofiel. Daar kan je zien welke workflows voor deze medewerker lopende zijn. Klik je op één van deze workflows, dan opent er een detailpagina die je meer inzicht geeft rond welke taken nog uit te voeren zijn, of welke al afgewerkt zijn.
  3. Je kan ook navigeren naar de 'Workflows' tab in de hoofdnavigatie om alle workflows te zien die aan jou als administrator zijn toegewezen. Daar vind je ook wat hun voortgang is en de datum wanneer deze actief werden ingesteld.
  4. Taken kunnen toegewezen worden aan zowel admins als medewerkers. Deze verschijnen als een aparte tab 'taken' in hun self-service. Dit zorgt voor een betere verdeling van de workload en maakt het mogelijk om de medewerker beter te betrekken in verschillende hr-processen.
  5. Automatische reminders a.d.h.v. actuele deadlines. Je wordt verwittigd in de app via notificaties, maar we brengen je ook via mail op de hoogte.