De payroll gids

Welke informatie is vereist bij payroll? Hoe breng je de nauwkeurigheid en efficiëntie van het proces in kaart? En welke rol speelt het sociaal secretariaat? Ontdek het allemaal in deze gids, inclusief tips.

Inhoudsopgave

  1. Het payroll proces
  2. Payroll metrics voor accurate loonverwerking
  3. De rol van het sociaal secretariaat
  4. 7 bruikbare tips bij payroll

1. Het payroll proces

Wat houdt payroll in?

Het einde van de maand is er steeds sneller dan je denkt, wat voor meeste bedrijven betekent dat de loonverwerking er zit aan te komen. Het proces dat daarbij komt kijken wordt ook wel het payroll proces genoemd. Dat proces bestaat uit verschillende stappen die je zelf moet uitvoeren en andere die je kunt uitbesteden aan een sociaal secretariaat.

Eerst en vooral is het van belang dat je alle looninformatie verzamelt en doorspeelt naar het sociaal secretariaat. Die looninformatie omvat vakantiedagen, afwezigheden door ziekte, gepresteerde tijd en éénmalige looncomponenten. Daarna berekent je dossierbeheerder op basis van die gegevens de lonen. Ze maken afschriften op van de berekeningen per medewerker en bezorgen die terug aan hr, die ze op zijn beurt dan verdeelt.

Lijkt simpel, hé? Maar eigenlijk is het best complex en tijdrovend door de vele informatie en de bijkomende processen per medewerker. We loodsen je er graag even door om je payroll zo nauwkeurig en efficënt te laten verlopen.

Welke looninformatie is vereist?

Bij payroll moet de juiste informatie tijdig naar het sociaal secretariaat doorgestuurd worden voor een correcte uitbetaling. Hieronder vind je de belangrijkste gegevens die gecommuniceerd moeten worden voor een correcte loonberekening.

In- en uitdiensttredingen
De Dimona-aangifte is het elektronische bericht waarmee de werkgever iedere wijziging in het personeelsbestand gaat aangeven bij de RSZ. Zo weet het sociaal secretariaat steeds voor welke medewerkers ze een loonberekening moeten opmaken en voor welke periode deze personen betaald moeten worden. Houd er wel steeds rekening mee dat er een minimumduur van 3 uur tewerkstelling per dag moet zijn.

Vakantie en ziekte
Het is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van alle opgenomen vakantiedagen én van hun type. Vergeet ook zeker niet te controleren of er ziektedagen zijn doorgegeven en of deze al dan niet moeten uitbetaald worden.

In Officient krijgt je door een geautomatiseerde kalender een duidelijk overzicht van alle goedgekeurde
vakantie- en ziektedagen. Zo kan dit makkelijk gecommuniceerd worden naar het sociaal secretariaat voor een correcte loonberekening.
Zo'n gedigitaliseerde verlofadministratie helpt je trouwens niet alleen bij het overzichtelijk bijhouden van vakantiedagen, overuren en ziekte. Het heeft nog heel wat andere voordelen.

Verhoogde efficiëntie
Door het compleet en gestructureerd overzicht voorkom je overlappingen. Bovendien kan alles ook vanuit diezelfde plek doorgestuurd worden naar het sociaal secretariaat. Zo beschikken zij altijd over de correcte data voor de loonberekening.Doordat medewerkers en managers snel tot een akkoord kunnen komen verloopt de samenwerking een stuk vlotter. Verlof kan zelfs on-the-go worden aangevraagd en goedgekeurd.

Tijd voor andere hr-processen
Klassieke verlofadministratie is tijdrovend. Als je al het papierwerk kunt vervangen door een digitale goedkeuringsflow komt er opnieuw tijd vrij voor andere hr-processen.

Meer transparantie
In een Self Service kunnen medewerkers zelf hun eigen gegevens en die van hun collega’s bekijken. Dat zorgt er niet alleen voor dat zij zelf al weten of ze nog vakantiedagen kunnen benutten, maar ook al kunnen nagaan of de periode waarin ze verlof willen nemen nog vrij is.

Persoonlijke gegevens
Controleer ook zeker of er bij bepaalde medewerkers persoonsgegevens veranderd zijn. Woont iemand op een ander adres of is er een wijziging in de burgerlijke staat, dan moet je dit zeker doorgeven aan het sociaal secretariaat voor de loonberekening.

Waarom is dit zo belangrijk? Een adreswijziging kan een directe invloed hebben op uitbetaling van woon-werkverkeer en een wijziging van de burgerlijke staat heeft een rechtstreekse invloed op de bedrijfsvoorheffing die berekend wordt.
Met Officient kunnen medewerkers via de Self Service makkelijk hun gegevens snel aanpassen. Zo besparen we werk bij hr en leggen we een deel van de verantwoordelijkheid bij de werknemer, wat voor meer transparantie zorgt.

Variabele verloning
Steeds meer ondernemingen keren een variabel loon uit, hoewel dit nog steeds afhankelijk is van sector of van specifieke functies. Enkele voorbeelden hiervan is het uitbetalen van bonussen, premies, commissies, de collectieve loonbonus of warrants. In 2018 kan je dankzij onze overheid daar ook nog eens de winstbonus aan toevoegen. Ook deze informatie over variabele verloning en de prestaties die eraan verbonden zijn, bezorgt u best zo snel mogelijk aan het sociaal secretariaat.

Onkosten
Transportkosten, overnachtingen, etentjes, telefonie.. Er zijn heel wat onkosten die een medewerker ten laste van de werkgever kan gaan maken. Ga dus na welke onkosten werden gemaakt en of deze aanvaardbaar zijn. Vervolgens maak je al deze informatie over aan je sociaal secretariaat zodat ook deze kosten via de loonbrief kunnen terugbetaald worden.

2. Payroll metrics voor accurate loonverwerking

Weet jij of je payroll proces optimaal verloopt? Deze 6 payroll metrics helpen je intuïtief de nauwkeurigheid en efficiënte van je loonverwerking te detecteren en te evalueren.

Wat zijn payroll metrics?

Payroll metrics zijn een manier om de precisie en efficiëntie van je payroll proces in kaart te brengen. Het zijn KPI’s (Key Performance Indicators) die helpen de prestaties en uitvoering van je proces te controleren.

Waarom moet je deze metrics bijhouden?

“Meten is weten” - als je mogelijke problemen niet kunt identificeren, kan je ze niet aanpakken. En twijfel er maar niet aan: problemen met je payroll hebben vaak ernstige gevolgen. Ze kunnen je bedrijf veel geld kosten, maar ook leiden tot belastbare boetes en grote ontevredenheid bij je medewerkers.

Deze 6 metrics mag je zeker niet uit het oog verliezen

1. Compliance
Als je loonberekeningsproces niet conform is met wat de wetgeving voorschrijft, dan maakt het niet uit dat je looninformatie accuraat is en dat de loonverwerking tijdig wordt uitgevoerd. Bovendien kan het niet naleven van de wet je hoge kosten bezorgen. Dat kan gaan om boetes, en zelfs om medewerkers die niet meer mogen werken tot de compliance in orde is gebracht.

2. Het aantal inconsistenties
Bij payroll geldt perfectie: je looninformatie moet 100% accuraat zijn voor een 100% correcte uitbetaling. Voor je dus andere metrics bekijkt, moet je alle mogelijke fouten en inconsistenties eruit filteren. Meet hoe vaak deze voorkomen per maand en vergelijk met voorgaande maanden om te bepalen of je de goede richting uitgaat.

Houd daarbij rekening met deze variabelen:
  1. De geleverde prestaties
    Voor hoeveel uren moet de medewerker gecompenseerd worden? Krijgt X meer dan Y voor dezelfde prestatie?
  2. De verschillende loontypes
    Een bediende met vast loon wordt anders betaald dan een bediende met een variabel loon, een arbeider of een freelancer.
  3. De verschillende verloftypes
    Sommige verloftypes worden uitbetaald, andere niet. Wees hier dus zeer zorgvuldig in.
3. De tijd die de loonverwerking vergt
Ga na hoeveel tijd je investeert in de loonverwerking: van het invoeren van verlofdagen tot de uiteindelijke uitbetaling. Je kan ook elk proces hierbinnen afzonderlijk bekijken en analyseren. Hoe lang ben je bijvoorbeeld bezig met het verzamelen van data? Zo zal je duidelijk zien wat de meeste tijd vergt én hoe je die tijdrovende taak kunt versnellen.

4. De kosten van je payroll proces
Gebaseerd op de twee bovenstaande statistieken kan je de financiële kosten voor de onnauwkeurigheden en bezoldigde uren bepalen. Eenmaal je weet wat de kost is en waar die vandaan komt, kan je op zoek gaan naar effectieve manier om die te verlagen. Houd je deze metric bij over een bepaalde periode dan kan je verbanden tussen de kost en de grootte van het bedrijf, het aantal medewerkers, het verloop... onderzoeken.

5. De efficiëntie
Hoe vaak moet je uitbetalingen herzien of opvolgen? Hoe lang duurt het om een fout recht te zetten? Heb je veel betalingen die buiten de normale loonverwerkingscyclus vallen? Hoe snel beantwoord je vragen in verband met loonverwerking?Het stellen van deze vragen gaat na hoe efficiënt je payroll proces is. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat bepaalde complexe processen beter zouden verlopen als je ze zou automatiseren, terwijl andere eerder een kwestie van nauwkeurigheid zijn.

6. De veiligheid
Controleer eerst en vooral of alle uitbetalingen wel naar de juiste persoon en het juiste rekeningnummer gaan. Ten slotte moet je ook de beveiliging van je payroll kunnen garanderen. Het gaat immers op persoonlijke data die niet verloren mogen gaan.

3. De rol van het sociaal secretariaat

Wat doet een sociaal secretariaat?

Een sociaal secretariaat kan gezien worden als een tussenpersoon die jou als werkgever adviseert en ondersteunt bij het nakomen van jouw sociale, fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. Het kan een aantal administratieve taken voor jou afhandelen: van loonadministratie over personeelsbeleid tot sociaal-juridische adviesverlening.

Denk maar aan: de loonverwerking (inclusief de berekening en inhouding van bedrijfsvoorheffing, vakantiegeld, premies en andere vergoedingen), de inning en storting van de sociale bijdragen van werknemer én werkgever, fiscale en RSZ-aangiftes,adviesverlening over de rechten en plichten van werknemer én werkgever,...

Het sociaal secretariaat zorgt ervoor dat je medewerkers correct en tijdig betaald worden en dat jij als werkgever wettelijk in orde bent en op die manier boetes of andere financiële sancties vermijdt.

Veranderen van sociaal secretariaat

1. Kan ik zomaar veranderen van Sociaal Secretariaat?
Veranderen van sociaal secretariaat kan, maar je moet je daarbij wel aan enkele voorwaarden houden. We lijsten even de belangrijkste op:
  1. De minimumtermijn van het contract bij het huidige sociale secretariaat is overschreden. Bij meeste sociale secretariaten is dit drie tot vier jaar.
  2. Indien je wil opgestart zijn bij een nieuw sociaal secretariaat in 2019, moet je de beslissing nemen en het juiste papierwerk indienen voor 30 juni 2018. Dit komt omdat sociaal secretariaten opzegtermijnen hebben ingebouwd in hun contracten van minstens 6 maanden.
  3. Je hebt alle beheerskosten afgelost voor het afsluiten van het boekjaar.
  4. Je vult zowel een aansluitingsformulier als een ontslagformulier in en bezorgt dit aan het nieuw gekozen sociaal secretariaat. Zij volgen de procedure verder op m.b.t. het afsluiten van het huidige dossier en het opstarten van een nieuw dossier.
2. Waar baseer ik mijn keuze van sociaal secretariaat op?
Als het om partners gaat maak je bij elke keuze best een grondige analyse van de behoeften van je organisatie. Daarnaast is het ook relevant om in kaart te brengen waar er wrijving of problemen waren met het huidige sociaal secretariaat. Zo kan je gewapend met deze informatie de gesprekken met de mogelijke nieuwe partners aanvatten.

Is de dossierbeheerder een match?
Vele bedrijven veranderen van sociaal secretariaat omdat de samenwerking en communicatie met de huidige dossierbeheerder stroef verloopt. Voor vele zaken m.b.t. de loonberekening en de personeelsadministratie, zal er frequent moeten gecommuniceerd worden tussen hr en de dossierbeheerder. Daarom is het altijd belangrijk dat de gekozen dossierbeheerder een goede match vormt met de verantwoordelijke voor het personeel. Bovendien is het een grote meerwaarde als de dossierbeheerder ook aanvulling kan geven rond de specifieke personeelsnoden van de organisatie.
Wat zijn de mogelijkheden van hun tool(s)?
Het gebruiksgemak en de mogelijkheden van de tool(s) die het sociaal secretariaat aanbiedt, kan ook een doorslaggevende factor zijn. Zo voorzien de meeste sociale secretariaten wel een tool, maar vergt het enkele opleidingen voor je hr-professionals er volledig mee weg zijn. Daarnaast zijn er vaak verschillende tools om uiteenlopende zaken te gaan regelen. Deze versnippering kan zorgen voor verwarring.

Is de dienstverlening afgestemd op de organisatie?
Een belangrijk onderdeel van je beslissing zou gebaseerd moeten zijn op het feit of het aanbod van een andere dienstverlener is afgestemd op de noden van jouw onderneming. Zo voorzien grotere sociaal secretariaten waarschijnlijk meer diensten voor de ondersteuning van internationale organisaties. Langs de andere kant ontvang je misschien een meer klantgerichte behandeling bij één van de kleinere sociale secretariaten. Het kan ook zijn dat er een bepaald sociaal secretariaat is, die een uitgebreide expertise heeft in jouw specifieke sector.

Wat kost mij dit allemaal?
Over het algemeen is de kostprijs van een sociaal secretariaat samengesteld uit drie componenten: een vaste kost per werknemer, een jaarlijkse licentie voor de software en bijkomende diensten die apart worden gefactureerd. Let zeker op deze apart te factureren diensten.De meeste sociaal secretariaten hebben hierover echter weinig informatie beschikbaar en vaak zijn de offertes ook niet overzichtelijk opgesteld. Vraag dus steeds naar duidelijkheid rond wat onder de dienstverlening valt en welke diensten apart zullen gefactureerd worden.

3. Wat heeft het sociaal secretariaat nodig?
Zoals we in het begin aanhaalden: zolang je de beslissing neemt om te veranderen voor 30 juni en je het juiste papierwerk hebt ingediend, zal het nieuwe sociaal secretariaat het overzetten van het dossier voor zijn rekening nemen. Om goed opgestart te geraken moet je hen wel een de nodige informatie bezorgen en die zal je niet altijd makkelijk terugvinden. Een deel van deze informatie kan je exporteren uit de tool van het sociaal secretariaat. Maar daarnaast wordt veel informatie vaak nog op verschillende plaatsen bewaard. Als men wil veranderen van sociaal secretariaat kost het samenbrengen, structureren en communiceren van deze informatie vaak onverwacht veel werk.
Met onze hr software kunnen we dit proces een heel stuk sneller laten verlopen voor jouw onderneming. Door onze unieke integraties met bovenstaande sociaal secretariaten kan je makkelijk én veilige alle gegevens ophalen bij je huidige sociaal secretariaat. Vervolgens kan je deze data ofwel makkelijk exporteren uit ons systeem ofwel het nieuwe sociaal secretariaat deels toegang geven tot jullie Officient account.  

3. 7 bruikbare tips bij payroll

1. Wacht niet tot het einde van de maand om gegevens van nieuwe medewerkers door te geven
Voor de meeste bedrijven is het einde van de maand het moment waarop ze de lonen berekenen en vervolgens uitbetalen. Verschillende gegevens moeten doorgegeven worden aan de dossierbeheerder om de loonverwerking te starten voor een stipte en correcte uitbetaling. Dit leidt vaak tot een teveel aan personeelsadministratie op korte tijd. Wacht daarom niet tot op het einde van de maand met het doorgeven van gegevens. Zo kan jouw dossierbeheerder eerst nog de wijzigingen invoeren en controleren in het personeelsbestand en zo van start gaan met de loonverwerking.

2. Geef alle wijzigingen rond de personeelsadministratie in één keer door
Een dossierbeheerder helpt naast jouw bedrijf ook andere ondernemingen met hun payroll. Probeer alle relevante personeelswijzigingen waar je op voorzien bent in het midden van die maand te groeperen en in één keer door te geven. Op die manier moet de dossierbeheerder niet bij iedere wijziging schipperen tussen verschillende dossiers. Dit verlaagt de kans op input fouten bij beide partijen.

3. Vergeet niet om een raamovereenkomst op te stellen en de DIMONA tijdig uit te voeren bij flexi-jobs
Sinds 2015 bestaat er een nieuw soort statuut: de flexi-job. Dit is een initiatief van de overheid om zwartwerk te vermijden, wanneer je naast een voltijdse (minstens 4/5) job wat wil bijverdienen. Belangrijk voor de compliance is wel dat je tijdig een raamovereenkomst hebt met een duidelijke beschrijving van de verwachte werkzaamheden. Vergeet ook niet om onmiddellijk een DIMONA te laten opmaken eens de overeenkomst getekend is.

4. Zorg ervoor dat de prestaties die je doorgeeft overeenkomen met de aangegeven DIMONA's
Wanneer je een werknemer wil vergoeden voor de prestaties die geleverd zijn, moet je ook zorgen dat deze persoon officieel is geregistreerd met een DIMONA. Ga bij het doorgeven van prestaties dus na of deze overeen komen met de aangegeven DIMONA's. Zeker voor bedrijven en sectoren met veel schommeling in het personeelsbestand is dit van belang.

5. Houd een overzicht bij van je voorwaarden omtrent eco- en maaltijdcheques
Maaltijd- en ecocheques mogen dan wel twee heel bekende extralegale voordelen zijn - bovendien vrijgesteld van sociale bijdragen - de toekenningsvoorwaarden verschillen naar gelang het paritair comité. Hier een duidelijk overzicht en onderscheid van bijhouden behoort dus ook tot de taken van de personeelsadministratie en is belangrijk voor de compliance.

6. Spreek de juiste partij aan voor problemen met vakantiegeld
Wat betreft payroll hebben alle medewerkers in de privésector recht op vakantiegeld. De manier waarop dit berekend wordt en de partijen verantwoordelijk voor het uitvoeren hiervan verschillen echter wel tussen arbeiders en bedienden. Indien er zich een probleem voordoet met het vakantiegeld moet je de juiste partij kunnen aanspreken:
  1. Voor bedienden is de werkgever verantwoordelijk voor het uitbetalen van het vakantiegeld. Dit is een administratieve taak die het sociaal secretariaat vaak voor zijn rekening neemt.
  2. Voor arbeiders wordt dit echter geregeld door een vakantiefonds (Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie of RJV), die zowel de berekening als de uitbetaling doet. Welk vakantiefonds verantwoordelijk is, zal afhangen van de sector waarbinnen de onderneming actief is(hier vind je een overzicht).
7. Gebruik payroll software
Door de gesynchroniseerde gegevens en de integratie met het sociaal secretariaat zorgt payroll software ervoor dat jouw loonverwerking efficiënter verloopt. Eenderzijds omdat je complete en gestructureerde data kunt bijhouden en doorspelen, anderzijds omdat dit in één beweging kan.