“OFFICIENT”: een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Kortrijksesteenweg 181, btw-nummer: BE-0680.822.709, RPR/RPM Gent, afdeling Gent.

“Klant”: uw werkgever/opdrachtgever, zijnde een rechtspersoon die een overeenkomst gesloten heeft met OFFICIENT met betrekking tot de Diensten om deze te uwer beschikking te stellen.

“Gebruikersaccount”: Een persoonlijke login voor de employee self-service die u toelaat toegang te krijgen tot de Diensten en ze te gebruiken. De Gebruikersaccount kan ofwel het recht geven:om informatie over uzelf te uploaden; indien de Gebruiker een manager is, om informatie over de Gebruikers van zijn team te uploaden.

“Diensten”: de Diensten die OFFICIENT aanbiedt via een online HR-SaaS-platform dat (onder meer) bestaat uit de employee self-service.

‍“Gebruikers”: U als werknemer van de Klant of als een door de Klant aangeduide derde die gebruikmaakt van de Diensten.

1.1. Het gebruik van de Diensten wordt beheerst door (in hiërarchisch dalende volgorde): (i) deze voorwaarden voor diensten en (ii) de Belgische wetgeving.
‍
1.2. Als u deze Diensten gebruikt, erkent u deze voorwaarden voor diensten te hebben gelezen en te aanvaarden. De voorwaarden voor gebruik prevaleren altijd op uw voorwaarden, zelfs wanneer deze vermelden dat zij de enige geldende voorwaarden zijn.

2.1. U zal een of meerdere Gebruikersaccounts toegewezen krijgen, afhankelijk van wat de Klant beslist.  De Klant zal u informeren over de functies en beperkingen van uw Gebruikersaccount en over de bepalingen van deze voorwaarden voor gebruik.

2.2. Indien u de voorwaarden voor gebruik niet naleeft, zal de Klant uw ongepast of niet-toegelaten gebruik van de Diensten stopzetten en sanctioneren.

2.3. U bent (in overleg met de Klant) als enige verantwoordelijk voor het nemen van de gepaste veiligheidsmaatregelen om de veiligheid van de Accounts te garanderen. We raden u aan een uniek wachtwoord te creëren, om dit regelmatig te veranderen en gebruik te maken van een dubbele authenticatie.

2.4. De Accounts zijn niet-exclusief en niet-overdraagbaar.

3.1. OFFICIENT heeft het recht om regelmatig onderhoudsactiviteiten en updates uit te voeren. OFFICIENT verbindt zich ertoe de impact van dergelijke onderhoudsactiviteiten/updates op het Gebruik van de Diensten zo beperkt mogelijk te houden maar geeft geen waarborgen over de duur dat de Diensten niet beschikbaar zullen zijn. OFFICIENT kan de Klant informeren over dergelijke onderhoudsactiviteiten/updates, als ze dit nuttig acht.

3.2.Noch problemen met betrekking tot het verstrekken van de Diensten noch onderhoudsactiviteiten/updates geven u recht op enige schadevergoeding.

4.1. U erkent dat de Diensten enkel gebruikt mogen worden voor interne aangelegenheden/ HR-doeleinden, in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en regelgevingen inzake.  De Diensten mogen niet gebruikt worden op een andere dan in deze voorwaarden voor diensten toegelaten wijze.

4.2. U gaat er in het bijzonder mee akkoord om af te zien van (zonder limitatief te zijn):
- Andere gebruikers om hun logingegevens te vragen
- In te loggen op de Account van andere Gebruikers / de Account van andere Gebruikers te hacken
- De Diensten te verkopen, doorverkopen, er een licentie of sublicentie op toe te kennen, ze te verhuren, leasen of verspreiden aan een derde
- De Diensten te kopiëren, wijzigen, aan te passen, veranderen, vertalen of er afgeleide werken van te maken (met uitzondering van de kopieën, wijzigingen of afgeleide werken die uitsluitend gemaakt worden van de input/rapporten/overzichten die louter voor bedrijfsinterne doeleinden van de Klant gecreëerd worden)
- Computertechnologie te gebruiken die de Diensten zou kunnen beschadigen, hinderen of de eigendom erop verloren doet gaan waaronder virussen, Trojaanse paarden, wormen, tijdbommen en cancelbots;  Verder dienen Klanten zich te onthouden van eender welke content die de infrastructuur van de websites en hun goede werking in het gedrang kan brengen
- Zich toegang te verschaffen tot de Diensten zonder toelating, inclusief het peilen, scannen of testen van de kwetsbaarheid van de Diensten of een door de Diensten gebruikte veiligheids- of authenticatiemaatregel te negeren
- Het niet (laten) reverse-engineeren, deassembleren of decompileren van de Diensten
- De betreffende copyrightaanwijzingen te verwijderen of te wijzigen
- Ongevraagde en/of commerciële berichten te versturen, zoals junkmail, spam en kettingbrieven
- De Diensten te gebruiken voor de overdracht van gegevens, wanneer dit illegaal, lasterlijk, obsceen, misleidend of aanstootgevend is, inbreuk pleegt op de privacy van een ander, als grof, bedreigend of schadelijk geldt of een schending vormt van iemands intellectuele eigendom of anderszins verwerpelijk is, of de Diensten te gebruiken voor illegale/onwettige/schadelijke doeleinden in het algemeen (of anderen aan te zetten, aan te moedigen of de instructie geven om de Diensten op een dergelijke manier te gebruiken of een dergelijk gebruik te vergemakkelijken).

5.1. Officient behoudt zich het recht voor een of meer Accounts te schorsen als:
- Uw gebruik van de Diensten een veiligheidsrisico voor Officient, de Diensten, de Klanten, de Gebruikers of een derde inhoudt
- U een van de bepalingen van deze voorwaarden voor diensten niet naleeft.
‍
5.2. De schorsing van Accounts geeft u geen recht op enige schadevergoeding.

6.1. Als u hulp nodig heeft of een vraag heeft met betrekking tot de Diensten, kan u een beroep doen op de helpdesk.

‍6.2. De helpdesk is bereikbaar via e-mail (support@officient.io).

7.1. De Diensten worden door OFFICIENT verstrekt op een 'as is'-basis (voor zover wettelijk toegestaan). Het beoogde gebruik van de Diensten door de Klant wordt geheel op zijn verantwoordelijkheid en risico bepaald. OFFICIENT kan geenszins aansprakelijk worden gesteld als de Diensten niet geschikt zijn voor dit beoogde gebruik en evenmin voor elke directe of indirecte schade die er uit dit beoogde gebruik zou voortvloeien.

7.2. Als u OFFICIENT uw wachtwoorden/logins (via de Diensten) meedeelt of enige andere vertrouwelijke informatie aan een derde verstrekt, doet u dit op eigen verantwoordelijkheid en kan OFFICIENT in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de ontvangst hiervan.

7.3. U erkent dat OFFICIENT alleen rechtstreeks door de Klant en niet door een derde, zoals uzelf, aansprakelijk gesteld kan worden.

8.1. OFFICIENT is en blijft de enige eigenaar van alle copyrights en andere intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Diensten, software en alle documenten, adviezen, rapporten, slides, tekeningen en foto's die tijdens het verstrekken van de Diensten te uwer beschikking worden gesteld.

8.2. Bijgevolg houden de Gebruikersaccounts het recht in om de Diensten te gebruiken tegen betaling. Er worgen geen impliciete licenties toegekend krachtens deze overeenkomst. Onder geen beding zal een dergelijke Gebruikersaccount:
- Een overdracht van eigendomsrechten op de Diensten door OFFICIENT aan u inhouden
- U enig recht toekennen op (het gebruik van) de Diensten, handelsnamen, merknamen en/of handelsmerken van OFFICIENT
- U het recht toekennen om OFFICIENT te vragen u een kopie van eender welke broncodes, software of andere middelen die door OFFICIENT gebruikt worden om de Diensten te leveren te bezorgen.

8.3. Onverminderd uw recht of dat van eender welke derde om de geldigheid van enige intellectueel eigendom van OFFICIENT te betwisten, zal u geen handeling stellen, noch toestaan dat een derde enige handeling stelt die intellectuele eigendom van OFFICIENT ongeldig zou kunnen maken of ertegenin zou kunnen druisen. Verder zal u ook niets verzuimen, noch toestaan dat een derde iets verzuimt dat hetzelfde effect zou hebben. U verbindt er zich toe om OFFICIENT te informeren over elke feitelijke, dreigende of vermoede inbreuk op eender welk intellectueel eigendomsrecht van OFFICIENT waarvan u weet zou krijgen, alsook over eender welke claim van een derde als gevolg van het gebruik van de Diensten.

U erkent dat – wat de verwerking van de uw gegevens betreft – de Klant zal optreden als verwerkingsverantwoordelijke en OFFICIENT als verwerker. Bijgevolg bepaalt de Klant de doeleinden en de middelen van de gegevensverwerking en draagt hij de volledige verantwoordelijkheid hiervoor (in overeenstemming met de GVO gesloten tussen Officient en de Klant). Indien u vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot uw privacy, dient u contact op te nemen met de Klant.OFFICIENT behoudt zich in elk geval het recht voor metagegevens van u in te zamelen. Het inzamelen van metagegevens heeft geen privacygerelateerde gevolgen en heeft als enig doel de Diensten en hun bruikbaarheid te optimaliseren.

10.1. U verbindt zich ertoe alle informatie die uit hoofde van of in verband met deze Overeenkomst bekend gemaakt wordt (ongeacht of dergelijke informatie al dan niet uitdrukkelijk vertrouwelijk is genoemd of als zodanig is aangemerkt) vertrouwelijk te houden en dergelijke vertrouwelijke informatie dus niet mee te delen aan anderen of ze te gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van de overeenkomst met OFFICIENT.
‍
10.2. Als u deze verplichting niet nakomt, heeft OFFICIENT het recht een vaste schadevergoeding van € 750 per inbreuk te vragen, onverminderd het recht van OFFICIENT om een hogere schadevergoeding te vragen voor de reëel geleden schade, mits het bestaan en de omvang van de schade kan worden aangetoond.

11.1. Het Belgisch recht is van toepassing.

11.2. Alle geschillen zullen uitsluitend beslecht worden door de rechtbanken van de plaats waar OFFICIENT haar maatschappelijke zetel heeft.