Transport Van Bogaert versnelt de opmaak van dagcontracten en biedt medewerkers meer duidelijkheid rond hun verlof

Wie?

Transport Van Bogaert is een Belgisch familiebedrijf dat talloze ondernemingen bijstaat in hun logistieke uitdagingen. Van standaard transporten en leveringen op werven tot uitzonderlijk vervoer. Hun chauffeurs moeten altijd de juiste documenten kunnen voorleggen op het juiste moment en er moet een goede controle zijn op planning. Die uitdagingen brachten hen bij Officient.

Sneller dagcontracten opmaken en verdelen

Ann Segers, HR-generalist bij Transport Van Bogaert, vertelt ons meer over welke uitdagingen zij had voor Officient. Ze werken vaak samen met chauffeurs die op pensioen zijn om bepaalde gaten in de planning (door verlof of ziekte) op te vangen. Daarvoor moet steeds een dagcontract opgemaakt worden, wat snel 20 tot 30 minuten in beslag nam. Document opmaken, gegevens aanpassen, printen, tekenen, kopie maken voor in de vrachtwagen zelf. Dit proces herhaalde ze tot 30 maal per maand, wat haar snel 13 uur aan administratief werk kostte. Vanuit haar achtergrond in IT was ze op zoek naar verbeteringen in efficiëntie en kwam ze bij Officient terecht. Nu maakt ze een contract op in minder dan 5 minuten en spaart ze daarmee meer dan 10 uur per maand aan administratie uit. En ook de medewerkers genieten hiervan mee. Diverse wetten, zowel in binnen- als buitenland, eisen namelijk dat chauffeurs hun papierwerk bij zich hebben aangezien hun voertuig hun werkplek is. Denk maar aan A1-formulier, Detachering Frankrijk (Wet Macron) en ga zo maar door. Dankzij Officient heeft iedere chauffeur dagelijks alle juiste documenten bij zich, zonder te moeten zeulen met een berg papier. Dit bewees zich extra handig tijdens de corona-crisis: zo konden medewerkers documenten omtrent de avondklok en het verplaatsen over grenzen makkelijk bijhouden.

"Wij maken zo'n 30 dagcontracten per maand op. Vóór Officient nam dit minimaal 20 minuten in beslag per contract: document opmaken, gegevens aanpassen, DIMONA uitvoeren, dubbele kopij maken voor eigen admin en in de vrachtwagen, aftekenen. Nu kan ik dit in 5 minuten uitvoeren dus spendeer ik in plaats van 13 uur per maand er slechts 3,5 uur aan."

Ann Segers

Meer duidelijkheid rond verloftellers- en opname

Er was veel onduidelijkheid en omslachtigheid omtrent verlof. Zo zaten medewerkers met vragen over hoeveel verlof ze nog hadden of wanneer ze het konden opnemen. Daarnaast was er op het einde van het jaar vaak discussie wanneer dat verlof nu precies opgenomen is. Dankzij Officient kunnen alle medewerkers bij Transport Van Bogaert hun tellers gemakkelijk raadplegen en meteen hun verlof inplannen. Die snelheid van verlof aanvragen is ook goed voor Ann: hoe sneller ze overzicht heeft over wie wanneer op verlof is, hoe sneller ze dit kan doorspelen naar de planner om de ritten voor te bereiden. Bovendien is er nooit meer discussie van wanneer verlof opgenomen is. De medewerkers zien namelijk zelf wanneer ze gedurende het jaar afwezig waren.

Extra velden als mooi meegenomen voordeel

Om tijd te besparen wilde Ann persoonlijke gegevens ordelijk kunnen bijhouden. De extra velden in Officient helpen haar daarbij. Vaak terugkomende gegevens, zoals identiteitskaarten en rijbewijzen van chauffeurs, kan ze aanvullen in de extra velden van de tool. Zo vindt ze alle documentatie gewoon terug in het profiel van de medewerker.