De Officient Self Service-app is ontworpen specifiek om tegemoet te komen aan de vereisten die werden bepaald door GDPR.

✓ Je kan de Self Service-app gebruiken om toegang te krijgen tot elk stukje informatie of data die het bedrijf heeft verzameld van jou.
✓ Je kan de Self Service-app gebruiken om aanpassingen te maken aan foutieve informatie van jezelf.
✓ Je kan de Self Service-app gebruiken om informatie te verwijderen van jezelf, zolang deze informatie niet noodzakelijk is in de toekomst (bv. voor activiteiten rond de loonverwerking)
✓ Je kan de Self Service-app gebruiken om de weekly digest email te blokkeren indien je dit liever niet meer wenst te ontvangen.

Gegevens medewerker
✓ Naam medewerker
✓ Voornaam medewerker
✓ Huidige en eerdere rollen
✓ Team

Persoonlijke informatie
✓ Rijksregisternummer
✓ Geboortedatum
✓ Nationaliteit
✓ Geslacht
✓ Burgerlijke staat
✓ IBAN
✓ Personen ten laste
✓ Zakelijk e-mailadres
✓ Persoonlijk e-mailadres
✓ Thuisadres
✓ Telefoonnummer
✓ Contact in geval van nood (incl. type contact en telefoonnummer)

Looninformatie & extralegale voordelen
✓ Type verloning (werknemer/ freelancer)
✓ Valuta verloning
✓ Land van inschrijving
✓ Start- en einddatum
✓ Brutoloon + eventuele voordelen en/of persoonlijke bijdragen
✓ Werkrooster

Informatie m.b.t. bedrijfsmateriaal, bedrijfswagens & opleidingen
✓ Type bedrijfswagen met specificaties
✓ Type bedrijfsmaterialen met specificaties
✓ Informatie over gevolgde opleidingen

Informatie m.b.t. verlof
✓ Type verlofdagen, gewerkte uren en overuren
✓ Aantal verlofdagen- en uren
✓ Goedkeuring verlofdagen, limieten en budgetten

Evaluatiegesprekken
✓ Periodieke evaluaties met specificaties

Contracten
✓ Arbeidscontract- en reglement
✓ Verschillende policies

Documenten
✓ Documenten geüpload door gebruikers en medewerker
✓ Documenten geüpload door het sociaal secretariaat en weergegeven in de applicatie via integratie met de loonmotor

Vrije velden
Klanten kunnen ervoor kiezen om de datastructuur aan te passen door vrije velden toe te wijzen aan enig welk data object. Persoonlijke gegevens kunnen vrijwillig toegevoegd worden door de medewerkers a.d.h.v. deze vrije velden.

Statistieken en historische logging van bovenstaande
Officient voorziet zijn klanten met statistieken en geaggregeerde data. Bijvoorbeeld een loonverschil tussen geslachten kan gevisualiseerd worden met de informatie die de database voorziet.

‍Waarom worden deze data bewaard?
Hr software zoals Officient moet persoonlijk gegevens verwerken voor een aantal redenen:
- We moeten data van een aantal persoonlijke velden bewaren om berekeningen voor de loonverwerking te kunnen uitvoeren
- We moeten contracten bewaren tussen medewerkers en werkgevers voor een aantal jaren.
- We moeten persoonlijke kalenders bewaren om te garanderen dat juridische limieten rond verlofopname gerespecteerd worden.
- Juridische documenten (bv. identiteitskaart, rijbewijs...) moeten bewaard worden door de werkgever.
- We maken integratie mogelijk met andere systemen via de Officient API's als dit gevraagd wordt door de klant. We moeten data rond toegang bewaren en informatie om nieuwe gebruikers te authentiseren om het platform te kunnen gebruiken. 

Waar zullen deze data worden bewaard?
De data zullen worden bewaard in Officient's eigen software en databases. Persoonlijke data kan ook uitgewisseld worden via de integraties die Officient heeft gebouwd, en via de API die beschikbaar is voor klanten.

Hoe lang zullen de data worden bewaard?
Officient zal de persoonlijke data bewaren voor zolang de opdracht en/ of de overeenkomst lopende is. Eens de opdracht en/ of de overeenkomst is stopgezet en de periode die toelaat om te exporteren is overschreden, zal Officient eerst de persoonlijke data verwijderen via ‘soft deletion’. Deze wordt bewerkstelligd door middel van deactivatie van de account en gaat in na expliciete schriftelijke bevestiging van de betrokken partijen (Officient-klant-partnerverantwoordelijke). Indien binnen 90 dagen na deactivatie van de account, de account niet geheractiveerd wordt, zal alle data van de account permanent verwijderd worden uit de database van Officient. De database zal wel bewaren dat er ooit een account bestaan heeft.

Niettegenstaande deze algemene regel, kan Officient op uitdrukkelijke schriftelijke vraag van de klant een kortere bewaartermijn toepassen en bijgevolg de persoonlijke data deleten via ‘soft deletion’ of ‘hard deletion’. In elke instantie van ‘soft deletion’ zal na de termijn van 90 dagen altijd ‘hard deletion’ gebeuren indien de account niet geheractiveerd wordt (zoals bovenstaand beschreven).

Welke applicaties (processors & subprocessors) maken gebruik van jouw data? 
Je kan hier een overzicht vinden van al onze processors & subprocessors.