De performance management gids

Prestaties beoordelen. Voor veel ondernemingen blijft het een opgave die vaak weinig merkbare resultaten met zich meebrengt. Zo blijkt 90% van de boordelingssystemen niet succesvol te zijn. Hoe moet het dan wel? Op deze pagina vind je alles over performance management.

Inhoudsopgave

  1. Het klassieke beoordelings - en functioneringsgesprek
  2. Innovatief performance management
  3. Aan de slag met performance management
  4. Transparantie binnen performance management
  5. Schakel een versnelling hoger met performance technologie

1. Het klassieke beoordelings - en functioneringsgesprek

Welk doel dient het beoordelings- of functioneringsgesprek?

Evaluatiegesprekken zijn een realiteit in veel organisaties. Helaas worden ze vaak niet correct uitgevoerd, omdat men op voorhand niet heeft vastgelegd wat men met het gesprek wil bereiken. Stel jezelf dus eerst de vraag, welk doel dient het gesprek? Van daaruit volgt dan de keuze voor het gesprekstype.
  1. Het doel van een beoordelingsgesprek de prestaties van een medewerker te beoordelen. Het resultaat van zo’n gesprek is de basis voor het nemen van beslissingen over bijvoorbeeld loonsverhogingen.
  2. Het doel van een functioneringsgesprek is het bespreken van de ontwikkeling en groei van de medewerker. Aan dit soort gesprek hangen er geen consequenties vast.

Te vaak een beoordelingsgesprek, te weinig een functioneringsgesprek

Steeds meer komt de focus te liggen op levenslang leren. Jezelf als medewerker bijscholen en groeien binnen je functie, in de breedte en/of de diepte, wordt steeds belangrijker. Maar medewerkers kunnen dit niet alleen. De organisatie moet hen daarin steunen.

In een functioneringsgesprek fungeert de leidinggevende als coach, is er open tweerichtingscommunicatie en heeft men een duidelijk doel voor de toekomst. In tegenstelling tot het beoordelingsgesprek, gaat de leidinggevende niet enkel oordelen, maar ook luisteren. De open tweerichtingscommunicatie laat toe dat ze samen een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) kunnen opstellen. Het doel van een functioneringsgesprek is dus eerder inspireren en ondersteunen, dan onderwijzen.

Houd beide gesprekken gescheiden

Beide gesprekken verdienen hun plaats in een organisatie, maar het gevaar ligt hem in het simultaan gebruik. Eerlijkheid en openheid ligt aan de basis van een functioneringsgesprek, maar wanneer in hetzelfde gesprek ook besproken wordt of iemand op basis van zijn prestaties een loonsverhoging krijgt, loopt het mis. De persoon in kwestie zal zich willen bewijzen en (deels onbewust) aan impressiemanagement doen. Dat wil zeggen dat die zich zo goed mogelijk zal voordoen om een positieve indruk na te laten bij de leidinggevende.

De medewerker zal in dat geval waarschijnlijk niet in staat zijn om werkpunten aan te halen en te bespreken, uit angst de loonsverhoging niet te krijgen. Dit zorgt ervoor dat de gunstige eigenschappen van het functioneringsgesprek, namelijk de ontwikkeling van de medewerker, teniet worden gedaan.

Geweldloze communicatie is key bij feedback

Hoe werkt geweldloze communicatie in theorie?

Geweldloze communicatie werd gedefinieerd door Marshall B. Rosenberg en helpt zowel de ontvanger als de gever van feedback. Geweldloze communicatie stelt namelijk dat feedback de reflectie is van iemand anders zijn/haar perceptie van jouw gedrag. Wanneer je geweldloze communicatie gebruikt, ben je ervan bewust dat jouw perceptie van iemand zijn/haar gedrag, helemaal anders kan zijn dan die persoon zelf voor ogen heeft.

Bij het geven van feedback rust geweldloze communicatie op volgende vier pijlers:
  1. Observatie: het geven van de feiten, beschrijf het gedrag dat iemand heeft vertoond
  2. Gevoelens: vertel de persoon wat zijn/haar acties bij jou hebben teweeg gebracht, hoe ze jou hebben doen voelen
  3. Noden: leg uit wat je nodig zou hebben, wat je gevoelens kan verklaren
  4. Verzoek: vertel de persoon wat voor gedrag je zou willen dat hij/zij stelt in de toekomst. Wees hierbij zo duidelijk en concreet mogelijk en formuleer het ook als een verzoek, niet als een eis

Concrete toepassing: medewerker die vaak te laat komt

Het te laat komen van je collega kan een uiting zijn van erg veel verschillende redenen. Een slechte manier om feedback te geven zou zijn: "Je bent echt onbeleefd want je komt steeds te laat op meetings, kom volgende keer op tijd". Dit soort onvolledige feedback kan ervoor zorgen dat de persoon die het ontvangt zich helemaal niet aangesproken of zelfs misbegrepen voelt. Daarom is het belangrijk dat je duidelijk maakt hoe dit gedrag op jou overkomt.

Een geweldloze manier van feedback geven verloopt zo:"In de voorbije maand ben je op 3 van onze 4 meetings steeds te laat toegekomen (observatie). Dit gaf me het gevoel dat je niet geïnteresseerd was in de geplande meetings en het gaf me ook extra stress (gevoelens) aangezien ik die dagen ook een erg volle agenda had, waardoor ik erg veel tijd verloor met op jou te moeten wachten. Het zou voor mij veel betekenen als je op tijd zou komen (nood). Zou jij in de toekomst op tijd willen komen of een seintje willen geven indien je te laat komt? (verzoek)"

2. Innovatief performance management

Waarom past performance management beter in een modern beleid?

Een beoordelingsgesprek is een "formele, periodieke, systematische, bewuste en zo objectief mogelijke evaluatie van de prestatie van een medewerker". Het is een manier van evalueren die al decennia lang wordt gebruikt en al even lang ontevredenheid met zich meebrengt.

Een functioneringsgesprek zou je dan denken? Op zich is het natuurlijk een goede zaak dat bepaalde onderwerpen in alle openheid worden besproken. Alleen is dit te occasioneel. Als je bedrijf mee wil blijven met de sneller veranderingen op de (digitale) arbeidsmarkt, volstaat het niet om slechts op jaarlijkse of halfjaarlijkse basis een evaluatiegesprek te houden.Bovendien handelt het functioneringsgesprek te veel over het verleden en mist het zo zijn doel. Er wordt nog té weinig gekeken naar manieren waarop individuele medewerkers kunnen groeien ten voordele van het bedrijf.

Om in de huidige arbeidsmarkt als organisatie succesvol te zijn, moet je mee evolueren. De focus moet meer liggen op het creëren van een goede werkcultuur en omgeving waarin mensen levenslang kunnen leren. Dit komt doordat meer en meer mensen niet langer werken omdat het moet, maar omdat ze het willen. Een goed systeem om prestaties te beoordelen, is een manier om de aantrekkelijkheid van je organisatie te vergroten, maar een constructief evaluatieproces is dat nog veel meer.

Wat houdt performance management in?

Performance managament is een krachtig management tool die een organisatie kan implementeren om bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Hierin worden de missie, de strategie en de doelstellingen van de organisatie systematisch vastgelegd én vertaald naar alle niveaus van de organisatie. Kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren (KPI's, key performance indicators) worden vervolgens gebruikt als meetinstrument om te bepalen waar nog sturing nodig is voor het bereiken van de gestelde doelen.

Zo worden beoordelings- en functioneringsgesprekken regelmatig ingepland en wordt steeds op voorhand goed nagedacht over het doel van een gesprek. Maar het belangrijkste aan performance management is dat die gesprekken worden aangevuld met informele en continue feedback die de medewerkers frequenter bijstuurt en motiveert.

De voordelen van performance management

De doelen die voor een individu worden gesteld, staan rechtstreeks in verband staan met de doelen van de organisatie. Dat is positief, want werknemers blijken hierdoor meer gemotiveerd te zijn. Doordat ze weten dat ze relevant werk leveren, verhoogt hun inzet. Verder zijn er nog heel wat andere voordelen gelinkt aan het werken met prestatiemanagement:
  1. Betere financiële resultaten
  2. Hogere tevredenheid & betrokkenheid
  3. Betere prestaties
  4. Minder verloop van personeel

3. Aan de slag met performance management

Maar pas je performance management concreet toe? En op welke manier kan je dit proces implementeren in je bedrijf? Hier vind je enkele tips en toepassingen van performance management.

#1 Bepaal KPI’s, en maak er de bedrijfsmentaliteit van

Waarschijnlijk heeft jouw bedrijf een missie, en weet je waar je naartoe wil. Probeer die missie eerst en vooral om te zetten naar KPI’s (key performance indicators). Tracht dan van die KPI’s je bedrijfsmentaliteit te maken. Daardoor gaan je medewerkers, maar ook je klanten je bedrijf associëren met die mindset die jij uitstraalt.

Hotelketen citizenM gaat bijvoorbeeld prat op de meest optimale ervaring voor ‘de mobiele reiziger’. De organisatie focust integraal op de noden van hun doelpubliek door een menselijke aanpak en technologie te combineren. Maar nog belangrijker: nieuwe medewerkers worden dan ook ondergedompeld in de mindset van klantgerichtheid aan de hand van een intensieve, maar doorgedreven training. Zodat ze datgene waar citizenM voor wil staan, ook daadwerkelijk uitdragen.

#2 Ga regelmatig in gesprek met je medewerkers en wees betrokken

Het is een goed idee om je regelmatig tussen je medewerkers te begeven. Ga na wat er leeft en vraag én geef (individuele feedback. Toon aan dat performance management in twee richtingen werkt. Zo blijf je maximaal betrokken bij je teams. Dat speelt enkel in het voordeel van hun groei en die van jouw bedrijf.

Schoenenketen Torfs voert al jaar en dag de top van Beste Werkgevers aan. CEO Wouter Torfs geeft zijn teams inspraak en gelooft in eerlijke en transparante communicatie. Gelukkige medewerkers zorgen voor gelukkige klanten, gelooft hij. Daarom gaat hij nog wekelijks op bezoek bij de fysieke winkels. Daar polst hij in welke mate de medewerkers de visie van Torfs uitdragen en vooral: of ze nog even tevreden zijn met hun job.

#3 Geef vertrouwen en laat los

Begrijp ons niet verkeerd: betrokkenheid staat niet gelijk aan het voortdurend controleren van je team. Als manager wil je je teamleden vertrouwen geven. Delegeer dus taken en laat sommige situaties ook los. Want micromanagement zou toch enkel ten koste gaan van de prestaties van je medewerkers.Zit je zelf met een vervelende kwestie? Uit die dan naar het team. Laat zien dat open communicatie de heilige graal is van performante teams. Dan nemen je medewerkers die attitude vanzelf over.

HR tech start-up Kazi vindt het essentieel dat ieder zijn ding kan doen, zonder dat er op zijn of haar vingers wordt gekeken. “Ieder teamlid heeft bij ons al bepaalde zaken doorstaan waardoor ze zelfstandig hun job kunnen uitoefenen. Als je dat vertrouwen kunt geven aan je medewerkers, dan krijg je daar ongelooflijk veel voor terug”, vindt oprichter Nikolaas Bellens.

4. Transparantie binnen performance management

Transparantie betekent dat management en HR openlijk communiceren over bepaalde aspecten van de bedrijfsvoering. Dit kan gaan over doelstellingen, verloning, strategische beslissingen of de operationele werking. Maar wat win je als bedrijf als je performance management transparanter wordt?

Transparantie verhoogt de aantrekkelijkheid van het bedrijf

Het vergt veel moeite om de juiste kandidaat te vinden. In een recente bevraging bij 160 kmo's vroegen we naar hun prioriteiten voor HR in 2020. 62% gaf aan dat rekrutering en selectie bovenaan dat lijstje staat. Door een transparante performance management op zetten toon je aan mogelijke kandidaten dat ze in jouw bedrijf kunnen groeien zoals zij dat willen.

Transparantie verhoogt de productiviteit

De productiviteit verhogen is belangrijk voor iedere HR professional en team manager. Natuurlijk is dit gemakkelijker gezegd dan gedaan, want vele factoren (ook buiten de onderneming) kunnen een effect hebben op de productiviteit. Met volgende 3 tips bouw je alvast aan een transparantere performance management dat voor een hogere productiviteit zorgt.

Tip 1: Aligneer individuele prestaties met algemene bedrijfsdoelstellingen
Wanneer medewerkers begrijpen hoe hun prestaties passen binnen de doelstellingen van het bedrijf, voelen ze zich meer betrokken en plaatsen ze een hoger vertrouwen in hun werkgever. Ze zullen zich ook harder inzetten als ze zien dat ze bijdragen aan het resultaat, en komen misschien zelf met ideeën om het beter te doen.

Tip 2: Communiceer openlijk over de bedrijfsstrategie
Soms is het moeilijk voor management om openlijk te praten over de bedrijfstrategie of hoe goed het bedrijf presteert. Nochtans toonde onderzoek al aan dat wanneer medewerkers 'out-of-the-loop' worden gehouden, ze dit ervaren als een subtiele manier van afwijzing. Het gevolg is dat ze bazen en collega's minder vertrouwen, minder loyaliteit voelen naar het bedrijf toe en zich minder gemotiveerd voelen om te presteren.Het is daarom niet nodig om elk agendapunt op de management meeting te gaan delen met alle medewerkers. Wat je wel kan doen, is op geregelde tijdstippen een update geven over de huidige bedrijfsprestaties en belangrijke strategische beslissingen.

Tip 3: Verklaar gevoelige beslissingen als team manager
Managers die open zijn over de beslissingen die ze maken en de tijd nemen om de achterliggende redenering uit te leggen, zullen op meer begrip kunnen rekenen van hun teamleden. Sterker nog, ze worden ervaren als effectiever in hun job en krijgen automatisch meer vertrouwen bij toekomstige beslissingen.Net als in het vorige punt is het niet nodig zom elke beslissing te  verklaren aan het hele team. Communiceer daarom vooral over die beslissingen waar teamleden niet akkoord mee zijn, diegene die ze onvoldoende begrijpen, of diegene die drastische gevolgen hebben op een individu of de werking van het team.

Transparantie verhoogt de creativiteit

Onderzoek geeft aan dat transparant leiderschap er zelfs voor kan zorgen dat medewerkers creatievere prestaties kunnen neerzetten. Mensen zijn creatiever wanneer ze voelen dat ze risico's kunnen nemen zonder bang hoeven te zijn voor repercussie. Wanneer leiders open zijn over hun fouten, uitdagingen en emoties, moedigt dit hun teamleden aan om hetzelfde te doen. Dit kan helpen om een cultuur van experimenteren te implementeren en moedigt natuurlijke innovatie aan vanuit de medewerkers.

5. Schakel een versnelling hoger met performance technologie

De rol van technologie in performance management

Is bovenstaande basis voor performance management al een feit in jouw onderneming? Dan raden we je aan om een versnelling hoger te schakelen. Want zoals het bekende credo zegt: meten is weten. En geen betere resource die je daarbij kan helpen dan technologie. Gedaan met papieren verslagen die na de evaluatie toch enkel in een schuif belanden: het hele proces wordt gedigitaliseerd via een performance management system! Resultaat? Je medewerkers hebben vlotter toegang tot hun evaluatieverslagen en zullen die regelmatiger raadplegen. En is dat niet net het doel van een functioneringsgesprek?

Performance Reviews in Officient

Vanuit dat perspectief heeft Officient de functie ‘Performance Reviews’ toegevoegd aan ons hr-platform. Concreet maken we het gemakkelijker voor hr- en teammanagers om een functioneringsgesprek in te plannen en gewoonweg eenvoudiger te communiceren. Op voorhand notities uitwisselen over de verwachtingen van het gesprek, verslagen toevoegen aan het digitaal werknemersprofiel… Het kan allemaal.

Kort gezegd: de performance review feature maakt performance management transparanter. Je werkt samen met je medewerkers aan hun groei, zonder papierwerk.

Transparantie verhoogt de productiviteit

Het functioneringsgesprek zichtbaarder maken voor uitvoerende partijen.
Meestal wordt na een evaluatiegesprek een verslag opgemaakt dat dient als een werkdocument voor alle partijen. Vaak wordt dit papiertje echter ergens snel in een kast gestoken, waardoor niemand er nog iets kan van leren. Out of sight, out of mind.

Het digitaliseren van documenten rond dat functioneringsgesprek.
Gedaan met papieren notities in een fysieke kast te bewaren. Buiten de duidelijke ecologische redenen, zorgt digitalisering er ook voor dat je een actueel totaalbeeld krijgt. Denk maar aan verschillende verslagen doorheen de tijd vergelijken of een bepaalde evaluatie gaan voorbereiden met belangrijke werknemersgegevens zoals de loonhistoriek.
Het gehele proces transparant maken naar de medewerker toe.
Zowel het bedrijf als de medewerkers zijn erbij gebaat om een functioneringsgesprek digitaal bij te houden. Wanneer een medewerker kasten of drives moet doorzoeken om zijn verslag te vinden, zal die minder geneigd zijn om dit document van tijd tot tijd eens door te nemen. Zo heeft hij of zij een minder goed overzicht op wat de werkpunten zijn naar volgend jaar toe.