De rekrutering en selectie gids

Rekrutering en selectie zijn de eerste stappen binnen een hr-beleid en verdienen dus de nodige aandacht. De juiste mensen aanwerven is namelijk niet zo vanzelfsprekend. Hoe en waar vind je de juiste kandidaat? Hoe ga je om met de war for talent? Kies je voor een freelancer en hoe werk je dan precies samen? Deze gids biedt antwoorden.

Inhoudsopgave

  1. 5 lessen voor rekrutering
  2. Concrete toepassing
  3. Het selectieproces bij Officient
  4. Werken met een freelancer

1. 5 lessen voor rekrutering

Laten we beginnen bij wat onze eigen hr-manager Bo leerde tijden de TalentCon in 2019. Tijdens deze conferentie werd dieper ingegaan op het aantrekken van de juiste talenten: de start van het rekruteringsproces. Deze 5 lessen omtrent rekrutering zijn Bo bijgebleven.

1. ‘Candidate experience is really just the sum of smaller interactions’
Johnny Campbell, CEO SocialTalent

Elke stap in het rekruteringsproces is van belang. Laat daarom niets aan het toeval over en plan zorgvuldig elke stap in het proces. Volgende structuur helpt je alvast bij het uitdenken van een goed rekruteringsproces:
  1. Identificeer de verschillende stappen
  2. Definieer succescriteria
  3. Maak een overzicht van alle touchpoints
  4. Zorg ervoor dat je steun hebt van het management
  5. Breng alle betrokkenen binnen het bedrijf op de hoogte
2. ‘90% of recruiters are on Linkedin daily, yet only 2% of messages are answered
Flip van Eijndhoven, Country Manager talent.io

Recruiters moeten het zoekgedrag van kandidaten beter leren voorspellen en hierop inspelen. Probeer te achterhalen welke platformen het gezochte profiel vaak gebruikt. Denk dus niet alleen aan Linkedin, maar bekijk ook andere social media, jobboards, niche jobbeurzen en online communities.

Welke tools gebruik ik nog naast Linkedin? Het ATS systeem Recruitee. Deze tool helpt mij om overzicht te bewaren van alle vacatures en kandidaten. Zo weet ik steeds wie in welke fase zit, en kan ik de juiste mensen op de hoogte brengen van de volgende stap. Er is zelfs een koppeling tussen Officient en Recruitee, die een aanvaarde kandidaat direct toevoegt als medewerker!

3. ‘The war for talent is over, talent has won.’
Dave Hazlehurst, Partner Ph., Creative

Technische profielen hebben vandaag de keuze tussen gemiddeld 4 jobs. Hoe zorg je er als werkgever dan voor dat een geschikte kandidaat voor jou kiest? Een paar tips:
  1. Kandidaten willen zich identificeren met het bedrijf waar ze voor werken. Zorg dus dat je de missie en visie van de organisatie steeds goed meegeeft.
  2. Maak van het sollicitatieproces een unieke ervaring. Wijk af van het klassieke gesprek en laat een blijvende indruk na op een kandidaat.
  3. Vertel de kandidaat duidelijk wat hij of zij kan verwachten. Wees eerlijk!
  4. Probeer te achterhalen wat hen drijft. Zorg voor vertrouwen.
  5. Stel jezelf de vraag: Hoe zou jij willen dat een goede vriend behandeld wordt wanneer hij solliciteert voor een rol in jouw bedrijf?
4. ‘To be a recruiter today, you need to think more like a marketeer’
Sebastien Monnet, Recruitment Marketing Consultant Crome

Employer branding wordt steeds belangrijker. Recruiters moeten hier dan ook een duidelijke strategie voor hebben. We moeten evolueren van ‘storytelling’ naar ‘storybuilding’ en de kandidaten zoveel mogelijk betrekken. Toon waar hij of zij potentieel zal werken, wie hun collega's kunnen zijn en welke sfeer er heerst. Je kan hier creatief in zijn en gebruik maken van podcasts, video blogs en social media.

5. ‘Data tells you what, people tell you why’
Dave Hazlehurst, Partner Ph., Creative

De wereld van Human Resources is veranderd en ook het belang van data analyse binnen recruitment neemt toe. Start met het verzamelen van data, analyseer dit en neem dit mee in je proces. Victoria Farrelly, senior recruiter bij Uber, benadrukte dat data een krachtig wapen is maar dat we niet mogen vergeten dat we nog steeds met mensen bezig zijn. We moeten blijven nuanceren.

2. Concrete toepassing: de aanwerving van een developer

Maar hoe werkt dat dat in de praktijk? Met deze concrete toepassing willen we jullie een voorbeeld geven van hoe rekrutering en selectie echt in hun werk gaan. Als tech bedrijf kozen we voor het rekruteringsproces van een developer. Dat is ons uiteraard het best gekend, maar is ook toepasbaar bij andere profielen.

Hoe vind je de juiste developer?

Zorg ervoor dat jouw functieomschrijving volgende vragen beantwoord

  1. Welke programmeertalen en frameworks worden in jouw bedrijf gebruikt? Bouw je aan een gesloten product of is het open-source?
  2. Werk je op projectbasis of bouw je continu aan een bepaald product? Hoe zit het development-proces in elkaar?
  3. Hoe ziet het bestaande team eruit en hoe zal de nieuwe developer daar in passen? Zijn er doorgroeimogelijkheden?
  4. Wat kan jouw bedrijf een developer bieden naast gewone verloning en voordelen? Mag er bijvoorbeeld remote gewerkt worden?

Ga verder dan de gekende vacaturesites

Om je kansen te verhogen om een goede developer te vinden kan je hen gaan zoeken op de plaatsen waar zij zich thuis voelen. Als je wat research doet, kom je als snel te weten dat veel developers zich aansluiten bij online communities of nieuwssites zoals Stack Overflow, Dev.to of Hacker News. Maar ook platformen die hen de mogelijkheid bieden om hun code te delen, zoals Github, kunnen voor jou van belang zijn. Check er hun portfolio en contacteer hen als het jou aanspreekt.

Start een employee referral system

Je medewerkers hebben waarschijnlijk al mensen in hun netwerk die een ideale fit kunnen zijn voor de functie die je zoekt. Ze worden echter vaak niet betrokken bij rekrutering. Als hr kan je hiervoor een employee referral systeem opzetten. Hierbij geef je een beloning voor het aanbrengen van profielen of om samen op zoek te gaan. Onze hr manager Bo trakteert alvast op pizza als we samen een uur spenderen om in ons eiegn netwerk op zoek te gaan naar potentiële kandidaten.

Misschien is samenwerken met een freelancer de oplossing?

Je kan terwijl je zoekt naar de geschikte kandidaat misschien bepaalde kritische taken laten uitvoeren door een freelancer. Dan heb je meer tijd om die kandidaat te vinden of misschien blijkt de freelancer zelf wel een ideale fit.

Waarmee kan je een developer overtuigen?

Behandel hen persoonlijk
Een goede developer ontvangt iedere dag wel een job aanbieding of 6. Je kan jezelf dan ook onderscheiden door kandidaten op een persoonlijke manier te gaan benaderen. Ga na of hun specialisatie toch wel dezelfde is dat waar je op zoek naar bent. Kijk naar hun laatste projecten en werkervaringen om een beter beeld te vormen van hun interesses.Toon de werking van jouw bedrijf en development team. Wees open en persoonlijk.
Voorzie een mentor of coach
Toon je aan potentiële kandidaten dat ze in een leerrijke omgeving zullen terechtkomen door een mentor of coach toe te wijzen aan nieuwe medewerkers. Zo zijn ze sneller vertrokken en betrokken in hun nieuwe rol.

Toon het team en de sfeer die er heerst
Dit geldt niet enkel voor developers, maar laat kandidaten kennismaken met de collega's en de sfeer die binnen het team heerst. Dit geeft potentiële kandidaten een veel beter zicht op hun toekomstige werkomgeving.

Hier vind je een voorbeeld van hoe wij dat aanpakken bij de rekrutering van een Customer Succes Manager.

Geef hen toegang tot opleidingen
Developers zijn vaak gebrand op leren en ontwikkeling. Naast tonen dat je al een goed team hebt, kan je opleidingen aanbieden om potentiële developers over de streep te trekken. Bied niet zomaar een reeks opleidingen aan, maar pak het persoonlijk aan. Bespreek in welke richting de developer zelf wil groeien en evalueer wat de organisatie het meest nodig heeft.

Toon de impact die ze als individuen zullen hebben
Developers zijn makers. Ze zijn trots op de functionaliteit die ze ontwerpen. Communiceer intern en extern over wie met welke projecten bezig is en waarom. Zo weten potentiële kandidaten ook dat individuele bijdrages gewaardeerd worden.

Sta flexibiliteit en remote werken toe
Development is een functie die kan uitgevoerd worden van veel plaatsen, zolang je een laptop en een internetverbinding hebt. Dat geeft hen meer vrijheid op vlak van samenwerken en is een mooi ((zo goed als) kosteloos) voordeel dat je hen kunt geven.

3. Het selectieproces bij Officient

Snap je nog niet helemaal hoe een selectie daarna verloopt? Dan kan ons stappenplan je misschien helpen. Zo loodst Bo zichzelf én de kandidaten door het rekruteringsproces.
Stap 1: Eerst en vooral wordt het cv en de motivatiebrief van de kandidaat nauwkeurig bekeken om te verkomen dat er van bij de start een slechte fit is.

Stap 2: Eenmaal Bo overtuigd is van een kandidaat op basis hiervan belt ze de kandidaat op. Tijdens deze call bespreekt ze wat Officient doet, hoe we dat doen en wat de doelstelling zijn. Als deze toch niet is zoals verwacht kan de kandidaat afhaken, zonder naar kantoor te moeten komen. Dat bespaart beide partijen een hoop werk.

Stap 3: Als er na die call nog steeds sprake is van een match wordt de kandidaat uitgenodigd voor een gesprek op kantoor. Daar ontmoet hij of zij de toekomstige manager en wordt er dieper ingegaan op verwachtingen en persoonlijkheid.

Stap 4: Veloopt dit gesprek goed, dan volgt er een opdracht. Zo zien wij wat de kandidaat kan. Maar het is vooral nuttig voor de kandidaat zelf: hij of zij krijgt een voorproefje van de job en kan zien of het hem of haar bevalt.

Stap 5: It's a match! Als beide partijen een goed gevoel hebben is de selectie voltooid en wordt er een contactvoorstel opgesteld. Bij Officient maken we dat graag persoonlijk aan de hand van onze offer template.

4. Werken met een freelancer

Als je geen nood hebt aan vast medewerkers of absoluut geen tijd hebt voor een volledig selectieproces omdat bepaalde taken hoogdringend zijn, dan kan je samenwerken met een freelancer. Zorg er wel voor dat je hierbij het risico op schijnzelfstandigheid vermijdt.

Hoe werk je samen met een freelancer?

ls onderneming kan je voor een bepaalde duur of opdracht een freelancer gaan inhuren in plaats van een vaste werkkracht te rekruteren. Deze zelfstandige ondernemer werkt op onafhankelijke basis. Hij of zij verbindt zich ertoe bepaalde diensten voor jouw bedrijf te leveren, maar staat niet onder jouw gezag. Dat is cruciaal. Als zelfstandige bepalen ze zelf hoe, wanneer en waar hij of zij de freelance opdracht voor jou uitvoeren.

Waarom een freelancer "aanwerven"?

De voordelen van werken met een freelancer
Vaak uitgebreide ervaring
Als alles goed zit, werken freelancers voor meerdere klanten. Daardoor bezitten ze vaak heel wat specifieke vakkennis en competenties. Niet zelden gaat het om een rijke ervaring en knowhow die je bij een reguliere rekrutering nog nauwelijks vindt.

Flexibel inzetbaar
Aangezien een freelancer op onafhankelijke basis werkt, kan je hem aannemen per opdracht. Zo versterk je makkelijk en snel het personeel tijdens piekperiodes en kan je die nadien even snel weer afbouwen. Bovendien stelt een zelfstandige kracht zich mogelijks flexibeler op dan medewerkers wanneer het om weekend- of avondwerk aankomt. De opdracht moet tijdig afgerond zijn, punt uit.

Tegelijk is zo'n freelancer vaak plug-and-play. Je kan hem meteen aan het werk zetten zonder hem eerst op te leiden. Van hun scholing maken ze zelf werk van. Dit kunnen ze opnemen in eigen kosten. Bij vaste medewerkers geldt het omgekeerde. Als werkgever betaal jij de opleiding. Bovendien het risico loopt dat de medewerker alsnog vertrekt.

Goedkoper dan je zou denken
Soms hoor je weleens dat freelancers duur zijn. Tot je de rekening maakt. Dan kom je tot de vaststelling dat ze goedkoper zijn dan vaste medewerkers. Als zelfstandige betalen ze immers alles zelf: sociale bijdragen, hospitalisatieverzekering en verplaatsingskosten. Als werkgever betaal je dus alleen voor de geleverde prestaties. Geen cent meer of minder. Je weet dus op voorhand exact hoeveel het je zal kosten.
Enkele aandachtspunten
Minder controle dan bij vaste medewerkers
Een freelancer valt niet onder het gezag van de werkgever. Met duidelijke afspraken rond deadlines en nauwkeurige opvolging geraak je gelukkig al een heel eind ver.

Loyaal, maar niet alleen voor jou aan de slag
Een freelancer is flexibel inzetbaar, maar hij helpt mogelijks meerdere klanten tegelijk. In dat geval kan hij niet altijd voltijds op jouw project werken. Daarom kan de realisatie ervan meer tijd in beslag nemen.

Let op voor schijnzelfstandigheid

Wanneer je met freelancers werkt, moet je er als opdrachtgever over waken dat je de regels inzake schijnzelfstandigheid niet overtreedt. Doe je dit niet, dan pleegt je bedrijf sociale fraude. En daar staan zware straffen op.

Wat is schijnzelfstandigheid?
Schijnzelfstandigheid doet zich voor wanneer een freelancer het statuut van een zelfstandige heeft, maar in werkelijkheid een beroepsactiviteit uitoefent onder het gezag van een werkgever. Wegens die gezagsrelatie zou hij normaal gezien in loonverband moeten werken. Betekent dit nu dat je freelancer automatisch schijnzelfstandig is wanneer hij van negen tot vijf in jouw bedrijf werkt? Nee, niet noodzakelijk. Volgens de algemene regels moet de zelfstandige kracht tegen meerdere van onderstaande criteria zondigen:

- De wil om zelfstandig te werken: jullie moeten formeel overeenkomen dat het om een samenwerking tussen zelfstandigen gaat.
- De vrijheid van werk: een zelfstandige beslist zelf op welke manier hij werkt, je beslist niet over zijn planning.
- De vrijheid van werktijd: een zelfstandige werkt wanneer hij wilt, hij volgt niet de werkuren van het bedrijf. Je mag hem bijvoorbeeld niet verplichten om een prikklok te gebruiken, verlof aan te vragen, een ziektebriefje in te dienen...
- Hiërarchische controle: jullie overleggen af en toe over afgewerkte opdrachten, maar het gaat niet om regelmatige en uitgebreide rapportering/controle.
Een correcte samenwerking met een freelancer
Heel wat freelancers werken probleemloos volgens informele afspraken, maar je zet toch best het één en ander op papier. Dit doe je in een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst. Zo vermijd je misverstanden, verduidelijk je verwachtingen en verklein het risico schijnzelfstandigheid aanzienlijk.

Wat zet je in de samenwerkingsovereenkomst?
  1. De partijen met hun contactgegevens (in onderaanneming de 'opdrachtgever' en de 'dienstverlener', bij gelijkwaardige samenwerking 'ondertekenden').
  2. De overeenkomst: datgene waartoe jullie zich concreet verbinden.
  3. Het statuut van de zelfstandige: geef aan dat jullie als zelfstandigen samenwerken, niet als werkgever en medewerker.
  4. Concrete afspraken: wie doet wat, waar en hoe?
  5. Vergoeding: hoeveel bedraagt die? Gaat het om een uurtarief, of dag- of projectprijs? Binnen welke termijn worden de facturen betaald? Wat als de factuur niet op tijd vereffend wordt? En wat met de gemaakte kosten, vallen die mee aan te rekenen?
  6. Duur en einde: Wanneer gaat het contract in en tot wanneer loopt het? Wie kan het contract opzeggen, en hoe gaat dit dan in zijn werking?
  7. Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor fouten, en hoe wordt eventuele schade vergoed?
Zoals al vermeld verkleint dit contract de kans dat de RSZ en/ of de zelfstandige zelf ooit onderzoeken of er geen sprake is van schijnzelfstandigheid. Vermijd daarvoor in het contract ook woorden als vakantiegeld, uurroosters, groepsverzekering, gewaarborgd/maandelijks loon, en eveneens het exclusiviteit en niet-concurrentiebeding (tenzij van toepassing). Spreek bovendien af dat de zelfstandige eigen materiaal gebruikt en dat hij de betaalvoorwaarden op zijn factuur vermeldt.
Kunnen jullie geen voorbeeldcontract aanbieden?
Er zijn veel standaardovereenkomsten online te vinden. Maar vaak regelen ze enkel de betalingsvoorwaarden, terwijl jullie contract ook clausules moet bevatten die eigen zijn aan de sector of de specifieke opdracht. Het ene takenpakket is bovendien het andere niet. Laat het contract daarom opstellen door een advocaat. Gebruik je toch een standaardcontract, laat het dan op zijn minst grondig door een jurist nalezen, en volg ook deze tips van Freelancenetwork.be.

Waar vind je freelancers?

Freelancing zit dus duidelijk in de lift.

Welke kanalen kan je aanspreken?
Via platformen en matchmakers
Vandaag vind je heel wat online platformen die opdrachtgevers matchen met de juiste freelancer voor hun opdracht, in binnen- en buitenland. In de databank van Upwork ga je bijvoorbeeld makkelijk zelf op zoek naar het juiste profiel. Daarvoor biedt het platform een gedetailleerd overzicht. Upworks kan eventueel zelfs fungeren als een freelancer-wervingsbureau. Dan zoeken zij voor jou de beste freelance professional zoekt. Fiverr is één van de goedkoopste, meest gevarieerde en populairste platformen op dit moment. Vooral interessant om snel iemand te vinden voor een korte opdracht, zoals het ontwerpen van een logo ontwerp of nalezen van documenten.

Naast deze internationale spelers vind je ook in België gelijkaardige organisaties. Denk maar aan Freelancer.be of Freelancenetwork.be. Ben je op zoek naar een freelancer binnen een specifieke sector? CrossCast specialiseert zich in het matchen van profielen in marketing en communicatie, Creative Skills in de creatieve sector.

Via je persoonlijke netwerk en sociale media
Heel veel zelfstandige ondernemers vinden hun freelance opdrachten via hun netwerk. Vergeet dus als opdrachtgever zeker niet om jouw netwerk aan te spreken. Eventueel kan je ook deelnemen aan netwerk events, zoals Open Coffees en M4M-meetings. Die netwerken vind je veelal terug op sociale media. Even zoeken op Facebook en LinkedIn en je komt al snel in honderden gespecialiseerde groepen terecht. En vergeet zeker Twitter niet. Met een eenvoudige oproep en de juiste hashtag bereik je al snel heel wat geïnteresseerde mensen.
Goed nieuws: je vindt ze alsmaar makkelijker, want er zijn er steeds meer. Volgens het rapport van Unizo waren er in 2018 157.697 actief in Vlaanderen en Brussel. Dat was 6,6% meer dan het jaar daarvoor, en in Vlaanderen bijna 22,7% meer dan drie jaar eerder. Volgens dezelfde studie vind je deze werkkrachten in alle takken van de economie.

Beheer alles in Officient

Heb je de ideale freelancer voor je nieuwe project of opdracht gevonden? Dan kan je in Officient alle relevante hr-informatie van deze freelancer bewaren en beheren. Denk maar aan de samenwerkingsovereenkomsten of data omtrent de betaling (BTW- en IBAN-nummer ).