Algemene voorwaarden

1.1. “OFFICIENT”: een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Kortrijksesteenweg 181, btw-nummer: BE0680.822.709, RPR/RPM Gent, afdeling Gent.
‍
1.2. “Klant”: elke rechtspersoon die een overeenkomst sluit met OFFICIENT met betrekking tot de Diensten.

1.3. “Diensten”: de diensten die OFFICIENT haar klanten aanbiedt, waaronder, maar niet uitsluitend: het aanbieden van een HR-platform bestemd voor employer self-service, vermogensbeheer, wagenparkbeheer, contracten en elektronisch ondertekenen.

2.1. Alle commerciële relaties tussen OFFICIENT en de Klant worden beheerst door (in hiërarchisch dalende volgorde): (i) wanneer van toepassing, de schriftelijke overeenkomst tussen OFFICIENT en de Klant, (ii) deze algemene voorwaarden en (iii) de Belgische wetgeving.

‍2.2. Door de Diensten te bestellen of een overeenkomst met OFFICIENT te sluiten – wat ook het zich registreren voor de Demo omvat – erkent de Klant dat hij deze voorwaarden gelezen heeft en bij deze aanvaardt. De voorwaarden prevaleren altijd op de voorwaarden van de Klant, zelfs wanneer deze vermelden dat zij de enige geldende voorwaarden zijn.

‍2.3. De (herhaalde) niet-uitoefening door OFFICIENT van eender welk recht kan alleen als het dulden van een bepaalde situatie opgevat worden en kan niet tot een verval van rechten leiden.

2.4. De nietigheid van één of meerdere bepalingen van de voorwaarden of eender welk deel ervan doet geen afbreuk aan de geldigheid en afdwingbaarheid van de rest van de bepaling in kwestie. In dergelijk geval zullen OFFICIENT en de Klant onderhandelen om de nietige bepaling te vervangen door een equivalente bepaling die beantwoordt aan de geest van deze algemene voorwaarden. Mochten OFFICIENT en de Klant niet tot een akkoord komen, dan kan de bevoegde rechtbank de ongeldige bepalingen aanpassen naar wat (wettelijk) toegestaan is.

3.1. Aankondigingen op de website (https://www.officient.io/) en/of op de sociale media van OFFICIENT zijn volstrekt niet-bindend en kunnen door de Klant alleen maar beschouwd worden als een uitnodiging tot het bestellen van de Diensten, tenzij uitdrukkelijk anders gespecificeerd.

3.2. Elk aanbod is slechts geldig voor (i) een specifieke order - en is dus achteraf niet automatisch van toepassing op navolgende (soortgelijke) orders - en voor (ii) de termijn die in het aanbod vermeld wordt, maar nooit langer dan negentig (90) dagen na ontvangst van het aanbod.

4.1. Elke potentiële Klant krijgt de mogelijkheid om gratis gedurende 14 kalenderdagen een demoversie van de Diensten te gebruiken via een proefaccount. Deze demoversie heeft als enig doel de Klant te informeren over de werking en de functies van de Diensten. De Klant kan geen andere rechten ontlenen aan het ter beschikking stellen van de demoversie.

4.2. Als de testperiode afgelopen is, maakt OFFICIENT het gebruik van de demoversie automatisch onmogelijk, zonder dat de gebruiker daar iets voor hoeft te doen.

‍4.3. Als de Klant een definitieve order wil plaatsen na (of zelfs voor) afloop van de demoperiode is artikel 5 van deze voorwaarden van toepassing.

5.1. Overeenkomsten treden in werking na (i) elektronische bevestiging van de overeenkomst door een persoon die gemachtigd is om OFFICIENT te verbinden, of (ii) op het ogenblik dat OFFICIENT de Diensten begint te verstrekken.

5.2. OFFICIENT behoudt zich steeds het recht voor bijkomende informatie met betrekking tot de Klant, diens activiteiten of kredietwaardigheid te vragen en, als ze deze informatie niet ontvangt, de uitvoering van de Diensten te weigeren of op te schorten.

6.1. Na het sluiten van de overeenkomst wordt de proefaccount omgezet in een definitieve account en krijgt de Klant toegang tot het platform, in de vorm van 'Software as a Service (SaaS)'. Een dergelijk recht op toegang houdt slechts een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht op het gebruik van het platform in.

7.1. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is de verwachte termijn voor het presteren van de Diensten steeds indicatief en niet-bindend. Het overschrijden van de geplande termijn kan bijgevolg geen aanleiding geven tot boete, schadevergoeding, indeplaatsstelling of beëindiging van de overeenkomst ten laste van OFFICIENT.

7.2. De geplande termijn loopt automatisch af (i) indien OFFICIENT niet te gepasten tijde alle informatie heeft gekregen die nodig is voor het verstrekken van de diensten, (ii) bij overmacht en/of hardship, zoals beschreven in artikel 17.

8.1. Tijdens het verstrekken van de diensten verbindt OFFICIENT zich ertoe al het mogelijke te doen en te goeder trouw en als een goede huisvader te handelen, in overeenstemming met de criteria, die uitsluitend door OFFICIENT bepaald zullen worden.

9.1. OFFICIENT heeft te allen tijde het recht het aanbod en de samenstelling van de Diensten te wijzigen. In voorkomend geval zal OFFICIENT de Klant hierover binnen een redelijke termijn voorafgaand aan deze wijziging informeren via de statuspagina: status.officent.io. Als de Klant persoonlijk geïnformeerd wenst te worden over wijzigingen van de diensten, dient hij in zijn account in te schrijven voor de status updates.

10.1. Diensten voor Klanten met minder dan tweehonderdvijftig (250) werknemers worden door OFFICIENT aan de Klant verstrekt tegen een vaste maandprijs. De prijs voor Diensten voor Klanten met meer dan 250 werknemers wordt door OFFICIENT meegedeeld aan de Klant op individuele basis en op verzoek van deze Klant.

10.2. Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en zijn exclusief btw en eventuele verzekerings- en administratiekosten, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. De prijzen worden jaarlijks gefactureerd.

‍10.3. Voor zover de prijzen zijn gebaseerd op de alsdan geldende hoogte van loonkosten, socialezekerheidsbijdragen en overheidslasten, verzekeringspremies, kosten van materialen en infrastructuur, wisselkoersen en/of andere kosten, is OFFICIENT bij een verhoging van één of meer van deze prijsfactoren gerechtigd haar prijzen dienovereenkomstig op te trekken en dit in overeenstemming met de wettelijk toegelaten normen. Mocht ze haar prijzen inderdaad verhogen, dan verbindt OFFICIENT er zich toe om haar bestaande Klanten hiervan minstens één maand vóór de toepassing van de nieuwe prijzen op de hoogte te brengen per mail. ‍

11.1. OFFICIENT behoudt zich het recht voor integrale betaling aan de Klant te vragen alvorens de Diensten te beginnen verstrekken. Als de Klant deze vooruitbetaling niet te gepasten tijde, als OFFICIENT hierom verzoekt, uitvoert, wordt het verstrekken van de Diensten automatisch opgeschort en wordt de prijs, zonder voorafgaande ingebrekestelling, verhoogd met een verwijlinterest van een percent (1 %) per maand, waarbij elke begonnen maand telt als een volledige maand. Bovendien heeft OFFICIENT het recht de Diensten als geannuleerd te beschouwen en dient de Klant een vaste compensatievergoeding van € 250 (excl. btw) te betalen, onverminderd het recht van OFFICIENT om een hogere vergoeding te vragen.

‍11.2. In alle andere gevallen moet de Klant alle facturen van OFFICIENT volledig betalen via overschrijving op de door OFFICIENT meegedeelde rekening, binnen de betalingstermijn vermeld op de factuur en zonder korting op de factuurdatum.

11.3. Facturen kunnen enkel rechtmatig betwist worden door de Klant als deze binnen de zeven (7) dagen na de factuurdatum een e-mail stuurt met vermelding van (i) de factuurdatum, (ii) het factuurnummer en (iii) een grondige motivering. Een dergelijke betwisting ontslaat de Klant niet van zijn verplichting tot betaling.

‍11.4. De onvoorwaardelijke betaling door de Klant van (een deel van) het factuurbedrag wordt als uitdrukkelijke aanvaarding van de factuur beschouwd.

‍11.5. Gedeeltelijke betalingen door de Klant worden altijd aanvaard onder voorbehoud van wijziging en zonder dat hiermee enig nadeel wordt berokkend, en worden eerst toegewezen aan de inningskosten, vervolgens aan de geleden schade, de verschuldigde interesten en daarna pas aan de hoofdsom, waarbij de voorkeur wordt gegeven aan het toewijzen van het betaalde geld aan de oudste uitstaande hoofdsom. ‍

12.1. Elke factuur die op de vervaldag niet of slechts gedeeltelijk betaald is, wordt zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een verwijlinterest van een percent (1 %) per maand, waarbij elke begonnen maand telt als een volledige maand, naast € 250 (excl. btw) bij wijze van forfaitaire schadevergoeding, onverminderd het recht van OFFICIENT om een hogere vergoeding te vragen.

‍12.2. Daarnaast heeft OFFICIENT het recht de verdere verstrekking van de diensten op te schorten of te annuleren en worden alle andere facturen onmiddellijk vervallen en opeisbaar, zelfs als ze in wezen nog niet vervallen waren. Alle toegestane betalingstermijnen zullen niet langer van toepassing zijn.

12.3. Hetzelfde geldt in geval van dreigend faillissement, gerechtelijke of minnelijke ontbinding, staking van betaling, alsook bij elk ander feit wijzend op de insolvabiliteit van de Klant.‍

13.1. Door het sluiten van een overeenkomst met OFFICIENT gaat de Klant uitdrukkelijk akkoord met elektronische facturatie door OFFICIENT.

14.1. Looptijd
14.1.1. De overeenkomst heeft een looptijd van een (1) jaar, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. De looptijd zal automatisch verlengd worden met een (1) jaar, als de overeenkomst niet door de Klant of door OFFICIENT opgezegd wordt tegen uiterlijk veertien (14) kalenderdagen voor de afloop ervan, wat OFFICIENT het recht zal geven om de Klant voor de verlengde looptijd te factureren.
14.1.2. De opzegging moet gebeuren per mail en moet het begin en het einde van de opzeggingstermijn vermelden.

‍14.2. Beëindiging van de overeenkomst ingevolge wezenlijke inbreuk of uitzonderlijke omstandigheden
14.2.1. Niettegenstaande iedere andersluidende bepaling in deze voorwaarden mogen beide partijen de overeenkomst te allen tijde beëindigen, zonder enige gerechtelijke tussenkomst, wanneer:Een partij een wezenlijke inbreuk pleegt op een van de bepalingen van de overeenkomst en, in weerwil van een e-mail van de andere partij teneinde een dergelijke inbreuk niet meer te plegen en de situatie recht te zetten, hieraan geen gevolg geeft binnen twintig (20) dagen na ontvangst van deze e-mail, onverminderd het recht van de andere partij om van de in gebreke zijnde partij een bijkomende vergoeding te vragen voor deze contractbreuk; Er zich uitzonderlijke omstandigheden voordoen waardoor het onmogelijk is een professionele samenwerking tussen de OFFICIENT en de Klant voort te zetten.
14.2.2. De Partijen komen overeen dat volgende omstandigheden als uitzonderlijke omstandigheden moeten beschouwd worden:Als een partij haar betalingen staakt, het faillissement aanvraagt, failliet wordt verklaard, in vereffening of een soortgelijke regeling gaat of ontbonden wordt;Wanneer zich gebeurtenissen voordoen waardoor een van de partijen haar contractuele verplichtingen niet degelijk kan nakomen of waardoor redelijkerwijs van een van de partijen niet verwacht kan worden dat zij haar contractuele verplichtingen nakomt;Overmacht of hardship die aanhoudt gedurende een ononderbroken periode van meer dan twee (2) maanden na het moment waarop OFFICIENT, die met deze overmacht wordt geconfronteerd, de Klant daarvan op de hoogte stelt.

14.3. Gevolgen van de beëindiging van de overeenkomst
14.3.1. Bij beëindiging van de overeenkomst: Verbindt OFFICIENT zich ertoe de account van de Klant en de accounts van de werknemers van de Klant binnen de vijf (5) werkdagen te deactiveren; Zal elke partij haar gebruik van Vertrouwelijke Informatie en beschermd materiaal van de andere partij staken en de informatie en het materiaal in kwestie aan de andere partij terugbezorgen.
14.3.2. Artikels 18 en 20 zullen ook na de vervaldatum of beëindiging van de overeenkomst, om welke reden dan ook, blijven voortbestaan en onverminderd van kracht blijven in overeenstemming met hun respectieve bepalingen.
14.3.3. De beëindiging van de overeenkomst, om welke reden ook, doet geen afbreuk aan de rechten die iedere partij reeds verwierf.

15.1. De aansprakelijkheid van OFFICIENT blijft beperkt tot het laagste van de volgende twee bedragen: (i) de factuurwaarde van de Diensten verstrekt door OFFICIENT in het jaar waarin het aansprakelijkheidsverwekkend feit is ontstaan, of (ii) het bedrag van de betaling van de verzekeringen die afgesloten werden door OFFICIENT; ze blijft evenwel in ieder geval beperkt tot de wettelijke aansprakelijkheid krachtens de Belgische wetgeving.

15.2. OFFICIENT is in geen enkel geval verplicht een vergoeding te betalen voor indirecte en/of gevolgschade (waaronder, maar niet uitsluitend inkomensverlies of schade aan derden) of schade te wijten aan overmacht/hardship (cf. artikel 17).

‍15.3. OFFICIENT is evenmin aansprakelijk voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt wordt door een daad van de Klant of van een derde, ongeacht of deze werd veroorzaakt door een fout of nalatigheid.

15.4. Het beoogde gebruik van de Diensten door de Klant wordt geheel op zijn verantwoordelijkheid en risico bepaald. OFFICIENT kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die er uit dit beoogde gebruik zou voortvloeien.

16.1. OFFICIENT is niet aansprakelijk voor inbreuken op haar verplichtingen die veroorzaakt werden door overmacht of hardship. Worden gewoonlijk beschouwd als gevallen van overmacht of hardship: alle redelijkerwijs op het ogenblik dat de overeenkomst werd gesloten onvoorzienbare en onvermijdbare omstandigheden, die, OFFICIENT in de onmogelijkheid stellen de overeenkomst uit te voeren of de uitvoering van de overeenkomst financieel of anderszins moeilijker dan normaal verwacht werd maken (waaronder, maar niet uitsluitend: niet redelijkerwijs voorzienbare hacking, oorlog, natuurrampen, brand, inbeslagname, vertragingen of faillissement van derden waarmee OFFICIENT samenwerkt, personeelstekort, stakingen, organisatorische omstandigheden, terroristische dreiging of daad).

16.2. Voormelde situatie geven OFFICIENT het recht de overeenkomst aan te passen of op te schorten middels een eenvoudige elektronische kennisgeving aan de Klant, zonder dat OFFICIENT aansprakelijk is voor enige mogelijke schade. Als de situatie van overmacht en/of hardship langer dan 2 maanden aanhoudt, hebben de partijen het recht om de overeenkomst te beëindigen.

17.1. OFFICIENT is en blijft de enige eigenaar van alle copyrights en andere intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de OFFICIENT Diensten, software en alle documenten, adviezen, rapporten, slides, tekeningen en foto's die tijdens het verstrekken van de Diensten ter beschikking van de Klant worden gesteld.

‍17.2. Bijgevolg houdt de toegang tot het platform voor de Klant enkel het recht in om de Diensten te gebruiken tegen betaling. Er worgen geen impliciete licenties toegekend krachtens deze overeenkomst. Onder geen beding zal een dergelijk licentie: Een overdracht van eigendomsrechten op de Diensten door OFFICIENT aan de Klant inhouden; De Klant enig recht toekennen op (het gebruik van) de Diensten, handelsnamen, merknamen en/of handelsmerken van OFFICIENT;De Klant het recht toekennen om OFFICIENT te vragen hem een kopie van eender welke broncodes, software of andere middelen die door OFFICIENT gebruikt worden om de Diensten te leveren te bezorgen;De Klant het recht toekennen om de software van OFFICIENT en/of de bovenstaande elementen te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze bestemd zijn zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van OFFICIENT;De Klant het recht toekennen op het niet (laten) reverse-engineeren, deassembleren of decompileren van de software van OFFICIENT.

17.3. Onverminderd het recht van de Klant of eender welke derde om de geldigheid van enige intellectueel eigendom van OFFICIENT te betwisten, zal de Klant geen handeling stellen, noch toestaan dat een derde enige handeling stelt die intellectuele eigendom van OFFICIENT ongeldig zou kunnen maken of ertegenin zou kunnen druisen. Verder zal de Klant ook niets verzuimen, noch toestaan dat een derde iets verzuimt dat hetzelfde effect zou hebben. De Klant verbindt er zich toe om OFFICIENT te informeren over elke feitelijke, dreigende of vermoede inbreuk op eender welk intellectueel eigendomsrecht van OFFICIENT waarvan hij weet zou krijgen, alsook over eender welke claim van een derde als gevolg van het gebruik van de Diensten.

18.1. OFFICIENT verbindt zich ertoe de gegevens van de Klant in te zamelen en te verwerken in overeenstemming met de Privacyverklaring van OFFICIENT, die kan geraadpleegd worden op de website van OFFICIENT.‍

19.1. De Klant verbindt zich ertoe alle informatie die uit hoofde van of in verband met deze Overeenkomst bekend gemaakt wordt (ongeacht of dergelijke informatie al dan niet uitdrukkelijk vertrouwelijk is genoemd of als zodanig is aangemerkt) vertrouwelijk te houden en dergelijke vertrouwelijke informatie dus niet mee te delen aan anderen of ze te gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van de overeenkomst met OFFICIENT.

‍19.2. Als de Klant deze verplichting niet nakomt, heeft OFFICIENT het recht een vaste schadevergoeding van € 25.000 per inbreuk te vragen, onverminderd het recht van OFFICIENT om een hogere schadevergoeding te vragen voor de reëel geleden schade, mits het bestaan en de omvang van de schade kan worden aangetoond.

‍19.3. Onverminderd het bovenstaande komen de partijen overeen dat indien er een geheimhoudingsovereenkomst gesloten wordt tussen de partijen, de bepalingen hiervan voorrang krijgen als er een conflict is met de bepalingen van dit artikel.

20.1 Overeenkomstig de Belgische wet van 15 december 2004 betreffende financiële zekerheden, zullen de partijen alle bestaande en toekomstige schulden jegens elkaar wederzijds, automatisch en rechtsgeldig compenseren. Dit betekent dat in de voortdurende relatie tussen de partijen enkel het grootste te innen bedrag als saldo blijft bestaan. Deze compensatie is in ieder geval afdwingbaar jegens de curator in geval van faillissement en jegens andere gezamenlijke schuldeisers, die bijgevolg niet gerechtigd zullen zijn zich te verzetten tegen de compensatie die heeft plaatsgevonden tussen de partijen.

21.1. Het Belgisch recht is van toepassing.

21.2. Alle geschillen zullen uitsluitend beslecht worden door de rechtbanken van de plaats waar OFFICIENT haar maatschappelijke zetel heeft.